Registro horario digital por decreto: ¿Se puede aprobar por esta vía?

Si se aprueba el registro horario digital por decreto, todas las empresas deberán implementarlo aunque no se reduzca la jornada laboral por ley

Sacar adelante la Ley de reducción de la jornada laboral no va a ser una tarea sencilla. El rechazo frontal de la patronal a que la jornada semanal máxima pase a ser de 37,5 horas antes de que termine 2025 dificulta la capacidad del Gobierno de conseguir una mayoría en el Congreso que avale su proyecto de ley.

Aunque la atención se ha centrado, sobre todo, en la reducción de la jornada de trabajo, no es la única medida contemplada en el proyecto de ley. Dicho texto recoge, también, la obligatoriedad de implementar en las empresas programas de registro horario electrónico. ¿Qué pasará con esta nueva obligación empresarial si la ley no se aprueba? El Ministerio de Trabajo ha hecho público que optará por aprobar el registro horario digital por decreto.

¿Cómo se justifica la aprobación del registro horario digital por decreto? Según datos del Instituto Nacional de Estadística (INE) referentes al primer cuatrimestre de 2024, en España se realizan semanalmente casi 6 millones de horas extraordinarias. El 43,6% de estas horas extra no se pagan. Al exigir el registro horario digital por decreto a las empresas se busca eliminar estas horas extraordinarias no compensadas.

Pero… ¿es posible aprobar el registro horario digital por decreto? ¿No haría falta una ley para establecer el registro horario por medios digitales? A continuación, te contamos las claves sobre una cuestión absolutamente crítica para las empresas que aún no cuenten con un sistema de registro de registro de jornada digital.

Las 5 características básicas del registro horario digital

Tal y como está regulado el registro horario por medios digitales en el proyecto de ley, las empresas deberán usar programas que garanticen que su sistema de registro de jornada digital es:

1. Personal. Cada trabajador debe fichar el inicio y el final de su jornada, así como las interrupciones que afecten a su cómputo.
2. Trazable. El programa empleado debe permitir saber qué usuario creó o modificó un determinado asiento para evitar manipulaciones indebidas y constatar la veracidad de los registros.
3. Documentable. Las empresas deben facilitar a todos los trabajadores copias con las horas extra realizadas a lo largo del mes. Además, a los trabajadores a tiempo parcial se les deben proporcionar resúmenes con todas las horas trabajadas y su tipología.
4. Interoperable. Los sistemas informáticos empleados deben permitir la interoperabilidad de los mismos.
5. Accesible. Los trabajadores tienen derecho a acceder de manera inmediata a sus fichajes. Además, tanto la Inspección de Trabajo como los responsables legales de los trabajadores pueden acceder a los registros en remoto, sin necesidad de personarse en las empresas.

¿Permite el ET aprobar el registro horario digital por decreto?

¿En qué se basa el Ministerio de Trabajo para defender que puede exigir el registro horario digital por decreto? En el artículo 34.7 del Estatuto de los Trabajadores.

Este precepto establece que el Gobierno, a propuesta de la ministra de Trabajo y previa consulta a los sindicatos y a las organizaciones empresariales más representativos, puede establecer:

• Ampliaciones o limitaciones que afecten a la ordenación y duración de la jornada laboral y de los descansos.
• Especialidades en las obligaciones de registro de jornada laboral para los sectores o trabajos que así lo requieran.

Además, el artículo 34.9 del ET impone que las empresas deben garantizar «el registro diario de jornada» y conservar los asientos durante cuatro años, manteniéndolos a disposición de trabajadores, sindicatos e inspectores.

Por lo tanto, basándose en el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores, el ministerio considera que es posible aprobar el registro horario digital por decreto y que no haría falta modificar expresamente dicha ley.

¿Es posible exigir que el sistema de fichaje sea electrónico e interoperable?

Sin embargo, tras anunciarse que el Gobierno poner en marcha el registro horario digital por decreto, algunas voces han apuntado a que reglamentariamente no se puede exigir que el sistema de fichaje sea:

• Electrónico. Puesto que la ley no prohíbe el fichaje en papel.
• Interoperable. Una característica crítica a la hora de garantizar el control de los fichajes y que no está claro que se pueda exigir mediante un decreto.

De tal forma que es previsible que, si finalmente, se aprueba el registro horario digital por decreto se presenten reclamaciones judiciales cuestionando la legalidad de dicha medida. Lo que podría generar una gran inseguridad tanto para las empresas como para los trabajadores.

Lo que el Gobierno no puede aprobar por decreto: El endurecimiento de las sanciones

Sobre lo que sí existe consenso es que la aprobación del registro horario digital por decreto no puede ir acompañada de uno de los elementos claves de esta medida: el endurecimiento de las sanciones por incumplimientos relacionados con el fichaje de la jornada de trabajo.

¿Por qué? Las sanciones laborales están reguladas en nuestro país a través de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Es decir, solo se pueden modificar a través de una norma con rango de ley.

¿Qué implica esto? Si la Ley de reducción de la jornada laboral no sale adelante en el Congreso y el Gobierno decide aprobar el registro horario digital por decreto las sanciones a las empresas continuarán siendo las actuales:

• De 751€ a 7.500€.
• Por cada empresa, sin importar el número de trabajadores afectados por los incumplimientos en materia de registro horario.

Mientras que el proyecto de ley plantea multas:

• De 1.000€ a 10.000€.
• Por cada trabajador.

Por lo tanto, aunque se apruebe el registro horario digital por decreto, las sanciones no se endurecerían y, por ende, para muchas empresas los costes de implementar un sistema de registro horario adaptado a la normativa serían mayores que los de las potenciales sanciones económicas impuestas.

En definitiva, los próximos meses van a ser claves para saber si:

• La Ley de reducción de la jornada laboral puede ser aprobada por el Congreso.
• El Gobierno decide aprobar el registro horario digital por decreto.
• La obligación de contar con un programa para registrar la jornada de trabajo se implementa con un calendario similar al planteado en el proyecto de ley: primer semestre de 2026.

En LexHoy continuaremos trabajando codo con codo con un equipo de abogados especializados en Derecho Laboral para:

• Asesorar a negocios y trabajadores sobre esta cuestión.
• Informar sobre cualquier novedad que se produzca para ayudar a las empresas a adaptarse a la normativa y evitar multas y conflictos con los trabajadores.

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