Te aclaramos si VeriFactu es obligatorio u opcional
Cientos de miles de empresarios y autónomos se están preguntando si VeriFactu es obligatorio u opcional y qué puede pasarles si no se adaptan a este sistema de facturación
El ruido en torno a VeriFactu está siendo atronador. En gran medida porque, incluso, está en discusión la cuestión más importante: ¿qué es VeriFactu?
En realidad, estamos ante un concepto polisémico:
- De forma coloquial, nos referimos a VeriFactu para hablar de toda la normativa que prohíbe que las empresas y los autónomos usen software de facturación que no cumplan una serie de características que buscan aumentar la transparencia y prevenir los fraudes fiscales. El requisito más importante de los programas de facturación certificados es la posibilidad de operar como sistemas de emisión de facturas verificables, es decir, sistemas VeriFactu.
- Por lo tanto, VeriFactu en un sentido estricto es un sistema o modalidad de facturación que consiste en la remisión inmediata y automática de los registros de facturación a la sede electrónica de la Agencia Tributaria.
Entonces… ¿VeriFactu es obligatorio u opcional? Depende de a qué nos refiramos cuando hablamos de VeriFactu.
A continuación, te vamos a aclarar si VeriFactu es obligatorio u opcional y a explicar todo lo que necesitas saber para que tu negocio esté adaptado antes de lo que exige la normativa.
Lo que es obligatorio para casi todas las empresas y autónomos: facturar usando programas certificados
La Ley Antifraude y el reglamento que establece los requisitos de los programas de facturación fijan que los contribuyentes al Impuesto sobre Sociedades (mayoritariamente las empresas) y los contribuyentes al IRPF que realicen actividades económicas (mayoritariamente los autónomos) deben usar software adaptados a todos los requisitos del reglamento.
Es decir, la normativa impide expresamente usar programas de facturación no adaptados.
¿Cuáles son los principales requisitos de los programas de facturación?
- Tienen que estar preparados para funcionar como sistemas VeriFactu y realizar la remisión automática, directa y segura de los registros de facturación a la Agencia Tributaria.
- Las facturas emitidas tienen que contener toda la información básica (identificación de emisor y receptor, descripción de las operaciones, carga tributaria, etc.).
- Deben garantizar la integridad e inalterabilidad de las facturas generadas, alertando sobre cualquier intento de alteración.
- Para corregir o anular una factura se debe generar un registro de facturación adicional asociado al original.
- Las facturas deben encadenarse para facilitar su verificación de forma secuencial.
- Las facturas tienen que conservarse de forma segura durante 4 años y estar accesibles no solo para el negocio, sino también para la Agencia Tributaria.
- Tienen que disponer de un registro de eventos para poder auditar qué acciones se realizaron dentro del software.
- Deben estar preparados para incluir una huella en cada factura, generada usando datos de la factura inmediatamente anterior. Además, también deben incluir un QR que contenga la información básica de la factura y redirija a los receptores a la sede de la AEAT.
- Tienen que permitir a las empresas firmar electrónicamente las facturas que emiten.
Por lo tanto, a la hora de aclarar si VeriFactu es obligatorio u opcional, debemos tener en cuenta que la nueva obligación para empresas y autónomos consiste en asegurarse de que usan un programa para emitir sus facturas que cumple estos requisitos.
¿Cuándo tendrán que estar las empresas y los autónomos trabajando con software adaptados a VeriFactu?
Saber los plazos de implementación de esta normativa es tan importante como aclarar si VeriFactu es obligatorio u opcional.
¿Desde cuándo se deberá trabajar con software que cumplan todos los requisitos legales?
- Desde el 29 de julio de 2025, las soluciones de facturación deben estar adaptadas a la normativa VeriFactu.
- Desde el 1 de enero de 2026, las empresas no podrán trabajar con programas que no cumplan con la normativa y puedan funcionar como sistemas VeriFactu.
- Desde el 1 de julio de 2026, los autónomos tendrán que asegurarse de que sus herramientas de facturación están adaptadas.
¿Cómo puede un empresario o un autónomo saber que un software cumple con la normativa? Los fabricantes deben emitir una declaración responsable que certifique que sus soluciones están adaptadas.
Lo que es opcional: Elegir entre VeriFactu y No VeriFactu
Como apuntamos antes, uno de los requisitos clave de los software de facturación es que deben estar preparados para funcionar como sistemas VeriFactu. ¿Qué significa esto?
El reglamento abre dos vías a las empresas y los autónomos para que facturen: las modalidades VeriFactu y No VeriFactu.
Esto implica que a la pregunta «VeriFactu es obligatorio u opcional» debamos contestar que usar la modalidad VeriFactu para emitir las facturas de un negocio es meramente opcional.
¿Cuáles son las principales diferencias entre ambas opciones?
- Si un programa se usa como sistema VeriFactu, los registros de facturación se remiten directamente a la Agencia Tributaria, mientras que si se opta por la modalidad VeriFactu no se produce dicha remisión automática.
- En la modalidad VeriFactu no es necesario tener activo el registro de eventos del programa, ni firmar electrónicamente las facturas. Si el software opera como sistema No VeriFactu, sí.
- Como en la modalidad VeriFactu la Agencia Tributaria ya dispone de los registros de facturación, las empresas no tienen que preocuparse por la conservación de los registros y la accesibilidad a los mismos.
- Si se factura a través de la vía VeriFactu, al escanear el QR, el receptor podrá comprobar en la AEAT que, efectivamente, la factura se le remitió a Hacienda. En cambio, si se opta por la modalidad No VeriFactu, al escanear el QR el receptor estará informando a la AEAT sobre la factura que ha recibido.
Por lo tanto, más allá de aclarar si VeriFactu es obligatorio u opcional, debemos tener en cuenta todas las ventajas que trae consigo el hecho de facturar con un sistema VeriFactu:
- Menos carga administrativa.
- Más transparencia con los clientes y Hacienda.
- Menos probabilidades de que Hacienda envíe requerimientos de información.
¿VeriFactu es obligatorio u opcional? La respuesta es: opcional. Eso sí, siempre y cuando nos refiramos a la forma en que se debe facturar usando un programa de facturación adaptado a la normativa.
¿Cuándo se debe escoger entre VeriFactu y No VeriFactu?
La normativa establece que se puede elegir facturar a través de la modalidad VeriFactu en cualquier momento del año.
El proceso para elegir esta modalidad es muy sencillo: solo hay que seleccionarla en el software de facturación. La Agencia Tributaria entenderá que se ha elegido la vía VeriFactu cuando reciba el primer registro de facturación.
Con respecto a esta cuestión es importante que empresas y autónomos sean conscientes de que, una vez que han comenzado a emitir facturas en el sistema VeriFactu, deberán mantenerse en esta modalidad durante todo el año natural. Solo a partir del 1 de enero del año siguiente podrán emitir facturas en la modalidad No VeriFactu.
Así que tras aclarar si VeriFactu es obligatorio u opcional, debemos ser conscientes de que una vez que se ha optado por VeriFactu ya no se puede cambiar la decisión hasta el comienzo de un nuevo año fiscal.
Por qué debes saber si VeriFactu es obligatorio u opcional: Multas de 50.000€ e Inspecciones de Hacienda
Tener claro si VeriFactu es obligatorio u opcional resulta imprescindible para no infringir la normativa.
Las empresas y los profesionales que emitan sus facturas usando programas que no cumplan con todos los requisitos legales serán multados con 50.000€ por cada año fiscal.
Además, pueden ser objeto de requerimientos, comprobaciones e inspecciones por parte de Hacienda. Lo que supone un coste emocional y económico notable para los negocios.
En definitiva, para saber si VeriFactu es obligatorio u opcional basta con tener claras dos cuestiones:
- La nueva obligación de facturación para empresas y autónomos consiste en la necesidad de emitir sus facturas usando programas de facturación certificados.
- Una vez que se trabaja con un software adecuado, es decisión de cada negocio elegir entre VeriFactu y No VeriFactu.
Por lo tanto, ¿VeriFactu es obligatorio u opcional? Trabajar con un software de facturación que cumpla todos los requisitos legales es obligatorio, que dicho programa funcione como un sistema VeriFactu es opcional.
En Lex Hoy aclaramos todas tus dudas para que tengas claro si VeriFactu es obligatorio u opcional y te asesoramos para que contrates un programa de facturación VeriFactu certificado que se adapte a las características de tu empresa y a tu presupuesto.
