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El 1 de julio de 2026 todos los autónomos de nuestro país necesitarán disponer de programas de facturación certificados para emitir sus facturas
Este verano ha comenzado la cuenta atrás para que las empresas y los profesionales españoles comiencen a crear sus facturas mediante programas de facturación certificados y adaptados a las exigencias de la Ley Antifraude y el reglamento VeriFactu.
¿De qué plazos estamos hablando? Las empresas deberán cumplir con esta nueva exigencia legal desde el 1 de enero de 2026. Mientras que los autónomos tendrán seis meses más, al estar obligados a usar programas de facturación certificados desde el 1 de julio de 2026.
¿Cuáles son los dos aspectos esenciales de esta cuestión?
- Los autónomos y las empresas ya no podrán emitir facturas y registrarlas usando papel y boli, Word o Excel.
- Tampoco podrán emplear cualquier software que haya en el mercado, sino que deben recurrir a la solución que va a diseñar la Agencia Tributaria o un programa de facturación VeriFactu.
¿Qué es un programa de facturación VeriFactu?
Un programa de facturación VeriFactu es una solución que permite crear, almacenar y remitir facturas a la Agencia Tributaria de manera automática. El concepto VeriFactu hace referencia a que las facturas emitidas sean verificables. ¿Cómo? Pudiendo comprobar en la AEAT que han sido registradas.
¿Cuáles son las características y requerimientos técnicos que debe tener un software para ser considerado un programa de facturación VeriFactu?
- Debe estar preparado técnicamente para remitir de forma automática los registros de facturación a la plataforma de la Agencia Tributaria.
- Las facturas deben poder almacenarse de forma segura para estar disponibles en caso de que sea necesario consultarlas.
- No puede permitir la alteración indebida de las facturas ni su eliminación. Ha de contar con un sistema de registro de eventos para poder saber qué acciones se llevaron a cabo dentro del programa.
- Las facturas deben ser fácilmente trazables. Para ello, se debe proceder al encadenamiento y a la secuenciación de las facturas vinculando una nueva factura con la anterior.
- Las facturas generadas deben contener datos imprescindibles como los conceptos desglosados, los importes, los datos identificativos del emisor y el receptor o los impuestos aplicados.
- Dejar constancia en el sistema de registros de las altas, pero también de las anulaciones de facturas por errores cometidos al generarlas.
- Debe estar preparado para crear e incorporar a cada factura una huella que facilite su comprobación. También debe estar capacitado para incluir la firma digital de la empresa o el autónomo en todas las facturas, así como un código QR.
¿Los autónomos y las empresas tienen que remitir sus facturas a Hacienda?
No. En 2026 entra en vigor la obligación de usar programas de facturación certificados que estén preparados para funcionar como sistemas VeriFactu. Pero ello no quiere decir que sí o sí deban emplearse como sistemas VeriFactu. Puede sonar a perogrullada, pero es fácil de entender.
Todas las soluciones que se empleen para registrar facturas deben estar preparadas para remitir facturas a la plataforma de la Agencia Tributaria. Pero la normativa en vigor permite a las empresas y a los autónomos no hacerlo.
Así, los programas de facturación certificados deben ofrecer dos opciones para llevar a cabo la generación de facturas: la modalidad VeriFactu y la modalidad No VeriFactu.
En la primera modalidad, las facturas se envían de forma automática a la Agencia Tributaria, lo que implica que:
- Hacienda las tiene a su disposición y los clientes que reciben las facturas pueden comprobar que, efectivamente, han sido registradas en la plataforma de la AEAT.
- No es necesario que funcione el sistema de registro de eventos, ni firmar electrónicamente las facturas emitidas.
En cambio, en la modalidad No VeriFactu, no se remiten las facturas automáticamente. Si bien, la AEAT puede, en el transcurso de una investigación, solicitar dicha remisión. Además, tanto el almacenamiento como el registro de eventos cobran especial relevancia y las facturas deben ir firmadas electrónicamente por los emisores.
¿Existen diferencias operativas entre ambas modalidades? En la práctica, los programas de facturación certificados funciona de la misma forma en cualquiera de las dos modalidades. Es decir, el proceso de creación de las facturas es idéntico.
¿Cuál es el procedimiento para elegir entre VeriFactu y No VeriFactu?
Lo lógico es que los programas de facturación certificados ofrezcan a los autónomos y las empresas la opción de escoger la modalidad en la que quieren facturar de una forma ágil y sencilla. Por ejemplo, pulsando un simple botón.
¿Cómo sabe la Agencia Tributaria cuál es la modalidad escogida por cada profesional o negocio? ¿Hay que informar a la AEAT?
La normativa establece que la Agencia Tributaria entenderá que se opta por el sistema VeriFactu desde el momento en que se realice la primera remisión de los registros de facturación a su plataforma.
¿Se puede optar por la modalidad VeriFactu en cualquier momento del año? Sí, pero una vez que se comienzan a enviar las facturas a la AEAT, deberá seguir haciéndose durante el resto del año natural. De tal forma que solo se podrá pasar a la modalidad No VeriFactu cuando finalice el año.
¿Cómo se puede saber si un software está adaptado a la normativa?
El proceso de certificación de los programas de facturación se lleva a cabo a través de la emisión de una declaración responsable por parte de las compañías que desarrollan y comercializan esta clase de software.
En esta declaración responsable se manifiesta que la solución cumple con todos los requisitos legales y técnicos para permitir a los negocios facturar de acuerdo a la Ley Antifraude y optar por la modalidad VeriFactu si así lo desean.
La declaración debe estar visible y resultar fácilmente accesible para que los autónomos y las empresas pueden consultarla y constatar que se trata de un programa de facturación que les permite cumplir con la ley.
Las empresas desarrolladoras que no cumplimenten la declaración responsable o mientan en ella se exponen a multas de hasta 150.000€. Por lo que no se trata de una cuestión menor.
¿A qué multas se exponen los autónomos y las empresas que no empleen programas de facturación certificados?
Precisamente, debemos tener en cuenta, también, las sanciones económicas que pueden recibir los autónomos y las empresas que no empleen programas de facturación certificados.
La normativa sanciona con multas de 50.000€ a los negocios que no usen soluciones válidas para emitir sus facturas o lleven a cabo una manipulación de programas de facturación que sí cumplían con todos los requisitos legales.
Para un autónomo, recibir una multa de 50.000€ puede suponer el fin de su negocio. De ahí que insistamos que es fundamental que los profesionales trabajen con programas de facturación certificados.
Convertir una obligación en una oportunidad: Beneficios de usar programas de facturación certificados
A menudo, una obligación puede convertirse en una oportunidad. Usar programas de facturación certificados no solo resultará obligatorio y permitirá a los profesionales eludir cuantiosas sanciones, sino que puede reportarles beneficios claros:
- Mayor transparencia con Hacienda. Si se opta por la modalidad VeriFactu, la AEAT recibe automáticamente los registros de facturación y se reduce la probabilidad de que se ponga en marcha una inspección para solicitarlos.
- Mayor confianza para los consumidores. Si una factura es verificable a través de un código QR, el cliente de un profesional sabe que este registró la factura que le ha remitido y que cumple con todas sus obligaciones económicas de forma escrupulosa.
- Menor carga de trabajo. Usar programas de facturación certificados es crítico para automatizar gran parte del proceso de crear, registrar, almacenar y enviar facturas. Los software más completos calculan automáticamente los impuestos, recogen los datos de los negocios y sus clientes y permiten generar facturas en cuestión de segundos.
- Menor posibilidad de cometer errores. Los software de facturación incluyen herramientas de chequeo automático para detectar incoherencias entre la facturación y la contabilidad, subsanar errores con facilidad y evitar que los autónomos puedan incurrir en incumplimientos sancionables.
- Mayor facilidad para cumplir con las obligaciones contables y fiscales. Muchos programas de facturación certificados son capaces de cumplimentar los libros contables de forma automática a partir de los registros de facturación y hacer lo propio con los modelos tributarios.
Desterrar el Word o el Excel y usar programas de facturación certificados va a ser obligatorio en menos de un año para los autónomos y en cuestión de meses para las empresas.
Esta medida, que busca prevenir el fraude, la existencia de contabilidades B y la manipulación de facturas, puede convertirse en una oportunidad para cientos de miles de autónomos que aún no trabajan con software para emitir, guardar y enviar sus facturas.
Esta clase de programas no solo permiten a los autónomos cumplir con sus obligaciones de facturación de una forma más ágil, sencilla y eficiente, sino que limitan la comisión de errores y facilitan que los autónomos ejerzan sus derechos en materia fiscal como, por ejemplo, la posibilidad de obtener la devolución del IVA en exportaciones de autónomos en España. ¿Por qué? Permiten registrar de forma verídica y comprobable todas las operaciones económicas efectuadas y los impuestos abonados.
