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La obligatoriedad de VeriFactu y el registro horario digital va a suponer que las empresas deban digitalizar la facturación y el control de la jornada de sus trabajadores
Registro de jornadas, llevanza de los libros contables, presentación de modelos tributarios, gestión de la facturación, diseño de protocolos frente al acoso laboral… Las empresas tienen que cumplir todas sus obligaciones económicas y laborales para evitar conflictos con la Inspección de Hacienda, con la Inspección de Trabajo y con sus plantillas.
El amplio abanico de obligaciones legales de los negocios va a expandirse aún más en 2026. ¿Por qué? Entrarán en vigor VeriFactu y el registro horario digital.
Más allá del ruido generado en los últimos meses, ¿qué va a suponer la adopción de VeriFactu y el registro horario digital en las empresas? ¿Cuáles pueden ser las consecuencias de que un negocio no se adapte a VeriFactu y el registro horario digital? ¿De qué forma pueden las empresas y los autónomos asegurarse de que cumplen con la normativa de una forma sencilla y segura? A continuación, desgranamos las claves de VeriFactu y el registro horario digital.
VeriFactu
Empecemos por el principio: ¿Qué es VeriFactu? Bajo este concepto se esconde la obligatoriedad de emitir facturas usando herramientas que garanticen que los registros no se pueden alterar de forma indebida y que son perfectamente trazables y consultables.
El origen de VeriFactu se encuentra en la Ley Antifraude, una norma que transpuso a nuestro país una directiva europea y que busca, como su propio nombre indica, combatir actuaciones fraudulentas como la llevanza de una contabilidad B o la manipulación de las facturas.
Qué es
Básicamente, tanto la Ley Antifraude como el Reglamento que establece los requisitos de los programas de facturación establecen que los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades (básicamente, las empresas) y los contribuyentes del IRPF que realicen actividades económicas (los autónomos) deben usar un programa de facturación VeriFactu que:
- Garantice la inalterabilidad de los registros de facturación y la generación de un registro nuevo cuando se deba anular o corregir una factura.
- Permita llevar a cabo la trazabilidad de las facturas mediante su encadenado y la incorporación de una huella que incluya datos del registro inmediatamente anterior.
- Conserve las facturas durante 4 años y permitan exportarlas, descargarlas y enviarlas a la AEAT directamente en respuesta a un requerimiento.
- Disponga de un registro de eventos para monitorizar todas las acciones realizadas en el software.
- Sirva para crear facturas con todo el contenido indispensable (NIF del emisor, número de la factura y la serie, operaciones económicas, base imponible, cuota tributaria, etc.).
- Pueda funcionar como sistemas de emisión de facturas verificables (sistemas VeriFactu). Lo que supone realizar el envío directo y automático de los registros de facturación a la AEAT.
- Permita a los negocios elegir en qué modalidad desean facturar de las dos disponibles: VeriFactu y No VeriFactu.
- Incorpore a las facturas un código QR para que los clientes puedan comprobar si se han enviado a la AEAT (modalidad VeriFactu) o para facilitar la información de las facturas a Hacienda (modalidad No VeriFactu).
- Permita firmar electrónicamente las facturas no verificables.
De todas estas características, la que más revuelo ha levantado es la capacidad de automatizar el envío de las facturas a la Agencia Tributaria. Sin embargo, es importante dejar claro que las empresas y los autónomos no van a estar obligados a remitir sus registros a la AEAT de forma automática, sino que esta opción es puramente voluntaria.
Esto implica que los software de facturación deben permitir a los negocios elegir entre la modalidad VeriFactu, en la que sí se remiten los registros, y la No VeriFactu, en la que no se lleva a cabo dicha acción.
Cuándo va a ser obligatorio
Tras años de incertidumbre, desde hace meses están claros los plazos de VeriFactu definitivos:
- Desde el 1 de enero de 2026 las empresas tendrán que usar software adaptados a VeriFactu para emitir sus facturas.
- Desde el 1 de julio de 2026 los autónomos estarán obligados a usar programas certificados para crear sus facturas.
Estamos hablando, por lo tanto, de plazos extraordinariamente cortos que ponen de relieve la necesidad de que las empresas se adapten a VeriFactu y el registro horario digital cuanto antes.
Registro horario digital
Desde 2019 es obligatorio que las empresas lleven a cabo el registro diario de la jornada de sus trabajadores. Sin embargo, esta acción se podía realizar hasta ahora empleando plantillas, papel y bolígrafo. Pero esto va a cambiar en los próximos meses.
En el fallido proyecto de Ley de reducción de la jornada laboral máxima se incluía la obligatoriedad de implementar sistemas de registro horario digital en las empresas españolas.
Como todos sabemos, el Congreso rechazó el proyecto de ley, lo que ha conllevado que la jornada máxima no vaya a reducirse hasta las 37,5 horas semanales. En cambio, el registro horario digital sigue adelante. ¿Por qué? El Gobierno entiende que se puede regular a través de un Real Decreto, lo que supone que no es necesario contar con el aval del poder legislativo.
Qué es
El actual borrador del RD de registro de jornada digital nos muestra las claves de esta futura obligación en el ámbito laboral:
- Las empresas van a tener que contar con sistemas de control horario digitales.
- Los programas que se usen para registrar las jornadas deben ser objetivos, fiables y accesibles.
- Los trabajadores deberán poder fichar personalmente y sin que medie ninguna persona.
- Los fichajes deberán incluir información clave como: el régimen de jornada del trabajador, la duración exacta de cada jornada, o la tipología de las horas que ha trabajado.
- Los software deben facilitar un resumen diario y mensual de las horas trabajadas por cada profesional.
- Las empresas deberán entregar a los profesionales los resúmenes de sus horas mensuales junto a sus nóminas.
- En los programas debe quedar constancia de cualquier modificación en los registros y, además, debe especificarse que se ha realizado con la autorización tanto de la empresa como del trabajador.
- Los trabajadores y sus representantes legales tienen derecho a acceder inmediatamente a los registros de jornada en los centros de trabajo, respetando la protección de datos en el caso de los segundos.
- La Inspección de Trabajo podrá acceder en remoto a los software para consultar los registros de jornada de los trabajadores.
Cuándo va a ser obligatorio
Al abordar la implementación de VeriFactu y el registro horario digital en las empresas es importante tener en cuenta que el RD que impondrá la obligación de contar con una herramienta de control horario aún no está aprobado. Eso sí, ya ha pasado el trámite de consulta pública, por lo que su aprobación dependerá, mayormente, del tiempo que tarde el Consejo de Estado en emitir su informe sobre la norma.
El calendario con el que se trabaja actualmente es que el RD se apruebe antes de que finalice 2025 o en las primeras semanas de 2026. Aunque el borrador dispone que su entrada en vigor será a los 20 días de su aprobación, es previsible que dicho plazo se amplíe. ¿Por qué? La adaptación de las empresas a VeriFactu y el registro horario digital es un proceso complejo y de gran calado en las organizaciones.
Dicho lo cual, es previsible que el registro horario digital sea obligatorio en las empresas españolas a lo largo del primer semestre de 2026.
Compliance, VeriFactu y el registro horario digital: A qué se exponen las empresas incumplidoras
La llegada de VeriFactu y el registro horario digital obligatorio va a ser crítica en términos de compliance para las empresas. Sobre todo porque los negocios que no implementen VeriFactu y el registro horario digital se van a exponer a:
- 50.000€ de multa por no adaptarse a VeriFactu y emplear programas no certificados para realizar la facturación.
- 7.500€ de multa por infringir la normativa relativa al registro de las jornadas de los trabajadores.
- Inspecciones de Hacienda e Inspecciones de Trabajo.
- Conflictos laborales por desavenencias en torno a las horas extras y su compensación.
- Menoscabo de la confianza de los clientes en caso de que detecte incumplimientos en las obligaciones de facturación de los negocios.
Cómo se pueden implementar con éxito VeriFactu y el registro horario digital
Actualmente, ya existen programas de gestión empresarial adaptados a VeriFactu y el registro horario digital. De hecho, los software que permiten facturar a los negocios deben cumplir con todas las exigencias de VeriFactu desde julio de 2025.
¿Es necesario contratar un software para facturar y otro para registrar la jornada de los trabajadores? Es absoluto. En el mercado hay soluciones que permiten a los negocios adaptarse a VeriFactu y el registro horario digital porque cuentan con herramientas de facturación y de control horario.
Con respecto a VeriFactu es crítico tener en cuenta que los negocios deben contratar programas de facturación certificados. Por lo tanto, antes de adquirir uno es importante comprobar que el fabricante emitió la pertinente declaración responsable asegurando que el software cumple con todos los requisitos legales.
En definitiva, las empresas deben implementar VeriFactu y el registro horario digital de forma inminente, sobre todo, en el caso de VeriFactu que será obligatorio desde el 1 de enero de 2026.
Para adaptarse a VeriFactu y el registro horario digital, los negocios pueden trabajar con software que permitan facturar de acuerdo a VeriFactu y que los trabajadores registren directamente el inicio, el final y las pausas de sus jornadas laborales.
En Lex Hoy colaboramos con abogados especializados en compliance fiscal y laboral y compañías que desarrollan software adaptado a las exigencias legales de las empresas. Podemos asesorarte para que empieces a trabajar con un programa que te garantice que cumples con todas tus obligaciones en materia de facturación y control horario.
