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Cómo detectar el fallo, qué exigir y quién interviene en una reclamación a la empresa por cotización irregular, y qué sanción puede costar
Hay nóminas que cuadran y vidas laborales que no. Suele descubrirse tarde: al pedir una baja, al mirar la base de una futura pensión, al cambiar de empleo. Así es como se llega a un mecanismo clave: la reclamación a la empresa por cotización irregular, que tiene sus propias reglas propias, plazos en contra y un actor decisivo, la Inspección de Trabajo.
En este artículo te vamos a explicar cómo puede un trabajador presentar una reclamación a la empresa por cotización irregular cuando sospecha de que su empresa no está cotizando de forma debida o lo ha hecho de manera incorrecta en el pasado. Además, también sirve de guía para los empresarios para que eviten cometer errores en la cotización de sus profesionales que pueden salirles muy caros.
Cómo funciona la cotización a la Seguridad Social y qué se considera una cotización irregular
Cada mes se pagan dos cuotas sociales: la de la empresa y la del trabajador. La segunda sale de la nómina, pero quien ingresa ambas es la empresa. El artículo 142.1 de la Ley General de la Seguridad Social (LGSS) la señala como sujeto responsable, y el artículo 18.2 añade que la obligación de cotizar nace al iniciarse la actividad.
La cuota se calcula sobre la base de cotización, que en contingencias comunes equivale a la remuneración total que el trabajador tiene derecho a percibir (artículo 147 LGSS). De ahí nace la mayoría de los errores: pluses, horas extra o pagas que se abonan pero no se declaran.
Hablamos de cotización irregular cuando lo ingresado o lo declarado se aparta de lo que la norma exige. Puede ser un impago, un ingreso inferior al debido, una base por debajo del salario real, una jornada parcial en el papel y completa en la práctica, un grupo de cotización equivocado o un alta nunca tramitada.
Cambia la causa, no el efecto: el sistema recibe menos de lo debido y el trabajador carga con el recorte, porque su baja, su paro o su pensión se calculan con esas cifras. Por eso la reclamación a la empresa por cotización irregular no es un trámite menor.
Cómo puede un trabajador detectar irregularidades en su cotización a la Seguridad Social
La revisión es gratuita y más sencilla de lo que parece. Consiste en poner tres documentos uno al lado del otro: la nómina, el informe de bases de cotización y la vida laboral. Los dos informes se descargan en la sede electrónica de la Seguridad Social, con Cl@ve o certificado digital.
Empieza por la nómina y localiza la base de cotización por contingencias comunes. Compárala, mes a mes, con la del informe de bases. Si la nómina dice 2.100 euros y la Tesorería recoge 1.700, alguien tiene que explicar esa diferencia. Después revisa la vida laboral: fechas de alta y baja, tipo de contrato, grupo de cotización, porcentaje de jornada. Un coeficiente de tiempo parcial en un puesto a jornada completa es de los fallos más repetidos, y de los más fáciles de ver.
Esas comparaciones son, además, el cimiento de cualquier reclamación a la empresa por cotización irregular: sin cifras cotejadas, no hay reclamación que se sostenga. Y guarda las nóminas, porque sin ellas probar el salario realmente cobrado se complica.
El empresario también puede controlar desde su lado, y debería. Los recibos de liquidación de cotizaciones y la relación nominal de trabajadores permiten cuadrar lo declarado con lo pagado antes de que lo haga un tercero.
Cómo es el procedimiento de reclamación a la empresa por cotización irregular
El primer paso es escribir a la empresa. Un burofax o un correo con acuse de recibo que describa la diferencia, adjunte nóminas e informes y pida regularizar en un plazo razonable. Muchas veces basta: se corrige con liquidaciones complementarias, con sus recargos e intereses. Evidentemente, cuanto antes se hagan, menor será el coste para la empresa.
Si no hay respuesta, entra la vía administrativa. Quien puede exigir las cuotas es la Tesorería General de la Seguridad Social, y a ella se llega a través de la Inspección de Trabajo. La doctrina del Tribunal Supremo fija que el orden social no determina las cuotas adeudadas ni su exigibilidad. Por eso el trabajador, por regla general, no demanda para que la empresa cotice: denuncia para que se investigue.
Otra cosa son los daños. Si la cotización deficiente recorta una prestación, entra en juego la responsabilidad en orden a las prestaciones del artículo 167 LGSS, y ahí sí cabe acudir al Juzgado de lo Social, previa conciliación o mediación (artículo 63 de la Ley Reguladora de la Jurisdicción Social, LRJS).
Hay, además, un reloj. Según el artículo 24.1.b LGSS, la acción para exigir las cuotas prescribe a los cuatro años. Así se ordena la reclamación a la empresa por cotización irregular: primero la vía directa, después la administrativa y, solo para los daños, la judicial.
Qué rol juega la Inspección de Trabajo en la reclamación a la empresa por cotización irregular
La Inspección de Trabajo y Seguridad Social es quien investiga. Según el artículo 20.3 de la Ley 23/2015, actúa de oficio, por orden superior, por denuncia o por iniciativa de sus propios inspectores. Para iniciar una reclamación a la empresa por cotización irregular, el trabajador no necesita permiso ni tiene que esperar a que la empresa conteste.
Abierta la actuación, el inspector contrasta datos y requiere documentación. Si confirma la irregularidad, puede levantar acta de infracción, que propone la sanción, y acta de liquidación, que cuantifica lo adeudado. Los hechos del acta gozan de presunción de certeza (artículo 53.1 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, LISOS), y es la empresa quien debe desvirtuarlos con prueba.
Aquí aparece un matiz decisivo: la prescripción. El artículo 24.3 LGSS la interrumpe con cualquier actuación administrativa conocida formalmente por el responsable del pago. En la STS 167/2026, una empresa llevaba sin ingresar cuotas desde 2018; el acta se notificó el 23 de octubre de 2024 y el Supremo declaró prescritas las de más de cuatro años, porque no constaba un acto interruptivo anterior. La deuda exigible bajó de 232.122,47 a 149.450,55 euros. En cualquier reclamación a la empresa por cotización irregular, la fecha de la primera notificación formal puede decidir cuántos meses se recuperan.
A qué sanciones se exponen las empresas por irregularidad en el abono de las cotizaciones sociales
En una reclamación a la empresa por cotización irregular, pagar lo debido es solo una parte: la ley añade una multa de fórmula poco flexible. No ingresar las cuotas, o ingresarlas por menos de lo debido, habiendo presentado en plazo los documentos de cotización, es una infracción grave del artículo 22.3 LISOS. Solo quedan fuera tres supuestos: concurso de la empresa, fuerza mayor o aplazamiento solicitado antes de la inspección y no denegado.
¿A cuánto puede ascender la multa por dicha infracción?
- Grado mínimo: hasta 10.000€.
- Grado medio: Entre 10.001€ y 25.000€.
- Grado máximo:
La multa se gradúa por la cuantía no ingresada, con recargos e intereses. Si lo adeudado es inferior a 10.000€, se considera que la infracción se ha cometido en su grado mínimo, en cambio, por encima de los 25.000€ estaríamos ante una infracción en su grado máximo.
En cuanto al importe de la sanción, esta se fija de acuerdo a un porcentaje aplicado sobre las cantidades debidas (artículo 40 de la LISOS):
- Grado mínimo: entre el 50 y el 65%.
- Grado medio: entre el 65,01 y el 80%.
- Grado máximo: Entre el 80,01 y el 100%.
Los apuros de tesorería no exoneran: el Supremo define la fuerza mayor como un hecho externo a la empresa, y la infracción no exige dolo. Si ni siquiera se presentan los documentos, es muy grave (artículo 23.1.b). Si hay ánimo de defraudar por encima de 50.000 euros, aparece el artículo 307 del Código Penal. Y cuando la infracotización reduce la pensión, el Supremo ha trasladado a la empresa la diferencia, de forma proporcional.
La reclamación a la empresa por cotización irregular funciona mejor cuando se hace pronto y con papeles: revisar bases, escribir a la empresa, denunciar si no responde y vigilar los cuatro años.
Para el empresario, el consejo es el inverso: regularizar o pedir aplazamiento a tiempo cuesta mucho menos que esperar a un acta. Y en cualquier reclamación a la empresa por cotización irregular, conviene consultar el caso concreto con un profesional.
