Índice
Respondemos a las 10 preguntas más importantes sobre las horas extra de los trabajadores que se hacen tanto empresarios como empleados
En España se realizan semanalmente más de 6 millones de horas extraordinarias según la Encuesta de Población Activa (EPA). De ahí que sea fundamental que las empresas lleven un control de las horas extra de los trabajadores para respetar las limitaciones que impone la ley, abonarlas de manera adecuada, evitar sanciones, prevenir conflictos laborales y realizar correctamente la tributación y el pago de cuotas sociales.
Ante la relevancia de las horas extra, tanto empresarios como trabajadores se realizan constantemente preguntas de vital importancia sobre sus derechos y deberes con respecto a esta cuestión.
En esta breve guía vamos a resolver las 10 preguntas clave sobre las horas extra de los trabajadores para ayudar a las empresas y a los profesionales a conocer su funcionamiento y a evitar incumplimientos y situaciones conflictivas.
¿Todos los trabajadores pueden realizar horas extra?
La primera pregunta que se hacen empresarios y trabajadores sobre las horas extraordinarias es si todas las personas pueden trabajar horas a mayores de su jornada laboral. El Estatuto de los Trabajadores (ET) establece una serie de límites a la realización de horas extra:
- Los menores de 18 años no pueden realizar horas extraordinarias. En nuestro país, es legal trabajar a partir de los 16 años, sin embargo, la realización de horas extraordinarias se limita a los mayores de edad.
- Los trabajadores nocturnos tampoco pueden ejercer sus funciones mediante horas extra a su jornada laboral.
- Los empleados que tengan un contrato de formación en alternancia tampoco pueden realizar horas extra, salvo que se lleven a cabo para reparar o prevenir siniestros y afrontar daños extraordinarios y de la máxima urgencia.
- Los trabajadores que hayan firmado un contrato de formación para la obtención de práctica profesional tampoco pueden realizar horas extraordinarias, salvo que se den las circunstancias que señalamos en el caso anterior.
- Igualmente, los profesionales que trabajen a tiempo parcial tampoco podrán llevar a cabo horas extraordinarias, a no ser que la gravedad y la urgencia de las circunstancias lo amerite.
Por la contra, el resto de trabajadores sí está habilitado para ejercer sus funciones durante horas que sobrepasan su jornada laboral.
¿Puede resultar obligatorio realizar horas extra?
A esta pregunta no se responde con un simple sí o no. El ET establece que llevar a cabo horas extraordinarias es voluntario como norma general. Sin embargo, el propio estatuto contempla la posibilidad de que se pacte la obligatoriedad de las horas extra a través de:
- Convenio colectivo.
- Contrato.
Por lo tanto, es fundamental que tanto empresarios como trabajadores analicen convenios colectivos y contratos de trabajo para dilucidar en cada caso concreto si existe o no la obligación de realizar horas extraordinarias. En caso de que ni el convenio colectivo, ni el contrato de trabajo incluyan una cláusula en la que se establezca la obligación, las horas extra serán voluntarias.
¿Cómo se compensan las horas extra de los trabajadores?
Esta cuestión es de enorme importancia, ya que tanto empresarios como trabajadores necesitan saber de qué manera se ha de compensar a los profesionales que realizan horas extraordinarias.
Según el ET, hay dos formas de compensación de las horas trabajadas por encima de la jornada laboral:
- Remunerar las horas extra.
- Compensar las horas extraordinarias realizadas con un tiempo equivalente de descanso retribuido.
¿Puede el empresario decidir libremente si abona las horas extraordinarias o concede al trabajador horas de descanso? No. La forma de compensar las horas extraordinarias debe establecerse en el convenio colectivo de aplicación o, en su defecto, en el contrato de trabajo.
¿Qué sucede si la manera en que han de compensarse las horas extra de los trabajadores no figura en ninguno de estos documentos? Si no se ha pactado esta cuestión, se entiende que las horas extraordinarias han de compensarse con horas de descanso que se deben disfrutar dentro de los 4 meses posteriores a la realización de las extraordinarias.
¿Hay que pagar las horas extra mejor que las ordinarias?
En el seno de la opinión pública existe la creencia de que las horas extra de los trabajadores deben pagarse mejor que las ordinarias. Sin embargo, la normativa no dice exactamente eso.
Según el ET, el importe de las horas extraordinarias «en ningún caso podrá ser inferior al valor de la hora ordinaria». Es decir, no se pueden pagar las horas extra por debajo de las ordinarias, pero esto no quiere decir que, obligatoriamente, su valor ha de ser mayor que el de una hora normal dentro de la jornada, aunque esta práctica es habitual en las empresas.
¿Cómo se establece el importe de las horas extra? ¿Puede decidirlo libremente el empresario? No, ha de ser pactado mediante convenio colectivo o, en su defecto, en el contrato de trabajo.
¿Existe un número máximo de horas extra que se pueden realizar?
Sí. En España, el número de horas extra de los trabajadores no puede superar las 80 horas anuales. Si bien, hay que tener en cuenta algunas precisiones que modulan este tope general:
- Las horas extra que se realicen por causa de fuerza mayor para prevenir situaciones desastrosas o reparar los daños no se computan para calcular este tope, lo que no implica, claro está que no se deban pagar o compensar con descanso.
- Los trabajadores cuyos contratos no sean a jornada completa verán reducido el tope de las horas extraordinarias de manera proporcional a la duración de sus jornadas.
- Tampoco se computarán a la hora de calcular el tope de horas extra de los trabajadores aquellas que se compensen con descanso dentro de los 4 meses posteriores a su realización.
¿Por qué es importante registrar las horas extra de los trabajadores con exactitud?
El Estatuto de los Trabajadores también nos indica cómo registrar las horas extra:
- De manera diaria.
- Han de sumarse al resto de horas del periodo establecido para pagar el salario a los trabajadores.
- Deben entregarse a los empleados una copia del resumen de las horas realizadas dentro del recibo del pago del sueldo.
¿Por qué es crítico que las empresas realicen este registro de manera adecuada y segura?
- Solo mediante un registro eficaz y fácilmente consultable es posible controlar la realización de horas extra y evitar exceder los topes legales o permitir que trabajadores que no pueden realizarlas, las lleven a cabo.
- Registrar las horas extra de los trabajadores es fundamental para prevenir conflictos laborales, así como para disponer de pruebas sobre la realización de horas extraordinarias ante la Inspección de Trabajo o los tribunales. Ya que la duración de las jornadas ha generado, tradicionalmente, conflictos legales entre empresarios y empleados. Para muestra, la disputa en torno a si los 15 minutos de cortesía se deben contabilizar dentro de la jornada o no.
- Si no se lleva a cabo el registro, es imposible calcular el número de horas a pagar o a compensar con horas de descanso y, por ende, realizar las nóminas de los trabajadores, cumplir con las obligaciones fiscales y en materia de Seguridad Social u organizar los recursos humanos de una empresa.
¿Durante cuánto tiempo se deben guardar los registros de las horas extra?
Las empresas deben guardar durante 4 años los registros de las jornadas laborales de los trabajadores, lo que incluye, también, las horas extraordinarias que estos hayan realizado.
Por eso, es de vital importancia disponer de un sistema de registro ágil y seguro que permita almacenar la información sobre las horas extra de los trabajadores y garantizar que esta no se puede alterar.
¿Quién puede exigir consultar las horas extra de un trabajador?
La normativa española establece que hay tres tipos de actores que tienen derecho a que las empresas les permitan consultar las horas extra de los trabajadores:
- Los propios empleados.
- Los representantes legales de los trabajadores en las empresas.
- La Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Los empresarios están obligados a facilitarles el acceso a los registros horarios si así lo demandan. Por lo que es de gran ayuda disponer de una herramienta que permita sistematizarlos y facilite su acceso en cualquier momento, a la vez que se controla quién puede acceder a cada registro.
¿Cómo afectan las horas extra de los trabajadores a las cotizaciones sociales?
La Ley General de la Seguridad Social (LGSS) establece que las horas extra de los trabajadores no se contabilizan en la base de cotización a la Seguridad Social, «salvo para la cotización por accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social».
Es decir, que a diferencia de las horas ordinarias, las extraordinarias solo se deben sumar a la base de cotización por contingencias profesionales. Esto implica que los trabajadores no tienen que cotizar por las horas extra que realizan, ya que la cotización por esta clase de contingencias corre a cargo exclusivamente del empresario. También, claro está, conlleva que las horas extra no se tienen en cuenta, por ejemplo, para la pensión.
Más allá de esta norma, la LGSS incluye una cotización adicional por las horas extra. Esta cotización es independiente de la que se realiza por las contingencias profesionales y depende de los tipos que se indiquen en la Ley de Presupuestos Generales del Estado (LGPE) de cada año.
La última LGPE aprobada, referente a los presupuestos para el año 2023, indica que los tipos de cotización de las horas extra son:
- Para las horas extra por fuerza mayor: 14%. De los cuales el 12% correrá a cargo de los empresarios y el 2% deberá ser abonado por los trabajadores.
- Para el resto de horas extra: 28,30%. El 23,6% debe ser asumido por los empresarios, mientras que el 4,70% corresponde a los trabajadores.
¿Cuáles son las sanciones por incumplir las obligaciones con respecto a las horas extra de los trabajadores?
La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social dicta que incumplir las normas y los límites (tanto los legales como los pactados por convenio o contrato) en materia de horas extraordinarias supone cometer una infracción grave.
Esta misma ley fija que las infracciones graves deben ser sancionadas con multas económicas:
- En el grado mínimo: de 751 a 1.500 euros.
- En el grado medio: de 1.501 a 3.750 euros.
- En el grado máximo: de 3.751 a 7.500 euros.
A estas sanciones deben sumarse los incumplimientos por no cotizar de manera adecuada por las horas extra de los trabajadores o errores en la tributación de las retribuciones de los empleados. Así como la posibilidad de que las desavenencias entre empresarios y empleados en torno al cómputo de las horas extraordinarias desencadene costosos procesos judiciales.
