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En los últimos años han aumentado las dudas de trabajadores y empresas sobre teletrabajo y control horario legal
Un 15% de los profesionales teletrabajan en España. Esta cifra ha crecido notablemente desde la pandemia, pero sigue estando lejos de los datos de otros países de la Unión Europea, como Países Bajos, en donde más de la mitad de la fuerza laboral ejerce sus funciones desde casa.
El auge del trabajo a distancia ha generado múltiples dudas entre las empresas y los trabajadores. Muchas de ellas giran en torno a teletrabajo y control horario. ¿Por qué? Desde 2019, es obligatorio que las empresas registren diariamente la jornada de sus profesionales. Pero… ¿cómo se pueden registrar si los trabajadores no acuden presencialmente a trabajar?
A continuación, vamos a abordar las principales cuestiones en torno a teletrabajo y control horario.
¿Qué dice la normativa sobre teletrabajo y control horario?
Los artículos 35 y 39 del Estatuto de los Trabajadores (ET) establecen que las empresas están obligadas a:
- Garantizar el registro diario de la jornada de sus empleados. Lo que supone que se incluya el horario exacto de inicio y final de la jornada.
- Organizar el sistema de registro horario mediante la negociación colectiva o, en su defecto, a través de una decisión empresarial tomada tras consultar previamente a los representantes legales de los trabajadores.
- Conservar los fichajes de los trabajadores durante 4 años y ponerlos a disposición de estos, sus representantes o la Inspección de Trabajo.
- Registrar diariamente las horas extraordinarias y entregar una copia del resumen de las horas extras trabajadas junto al recibo de haber abonado la nómina.
Estas obligaciones deben cumplirse tanto si los trabajadores prestan sus servicios de forma presencial como si trabajan a distancia. Por lo que al hablar de teletrabajo y control horario debemos tener en cuenta que las empresas están obligadas a realizarlo.
Además, el control horario también es un derecho de las empresas dentro de su capacidad de dirección y control de la actividad laboral, como fija el artículo 20 del ET. Así, un empresario puede tomar «las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y deberes laborales».
En este sentido, la ley faculta a las empresas a usar software de registro horario gratis o de pago para que los profesionales que teletrabajan fichen el inicio y el final de sus jornadas, así como las interrupciones. De esta forma, los negocios pueden supervisar que los profesionales cumplen con el horario estipulado y detectar retrasos indebidos o la realización de horas extras no justificadas.
A este respecto, es importante tener en cuenta que los trabajadores están obligados a fichar de forma adecuada, sin falsear sus registros de jornada. De lo contrario, estarían infringiendo la buena fe contractual, lo que supone una causa de despido disciplinario. Es decir, en España se puede despedir a un trabajador por fichar mal o no hacerlo.
Por lo que al hablar de teletrabajo y control horario legal debemos tener claro que la obligación de registrar las jornadas compete tanto a las empresas como a los trabajadores.
¿Es posible geolocalizar a los empleados que teletrabajan?
Una cuestión especialmente sensible sobre teletrabajo y control horario es la geolocalización de los profesionales. ¿Por qué? El artículo 20 bis del Estatuto de los Trabajadores indica que las empresas deben respetar la intimidad de los trabajadores «frente al uso de dispositivos de videovigilancia y geolocalización». Si bien, remite esta obligación a la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD).
Esta norma establece en su artículo 90 que:
- Las empresas pueden usar sistemas de geolocalización para ejercer sus funciones de control de los trabajadores.
- Antes de usarlos, deben «informar de forma expresa, clara e inequívoca» a los trabajadores y a sus representantes legales sobre:
- La existencia de los sistemas de geolocalización y sus características.
- La posibilidad de que ejerzan sus derechos de acceso, rectificación, limitación del tratamiento y supresión de los datos.
Por lo tanto, en lo que respecta a teletrabajo y control horario debemos tener claro que las empresas sí pueden usar software que permitan la geolocalización de los trabajadores al fichar, pero deben informarles previamente y explicarles cuáles son sus derechos y cómo funciona la geolocalización.
¿Cómo pueden los negocios asegurarse de que se registran las jornadas de los empleados que trabajan a distancia?
En algunas empresas, se siguen usando papel y bolígrafo para registrar las jornadas de los trabajadores. Como resulta evidente, esta no es una opción en lo que respecta a teletrabajo y control horario.
Así, las organizaciones donde se permita el teletrabajo deben contar con programas de registro horario que les permitan:
- Facilitar a los empleados el fichaje autónomo de sus jornadas.
- Obtener informes en tiempo real sobre los registros horarios de los trabajadores.
- Supervisar los fichajes para detectar errores o infracciones.
- Subsanar los errores cometidos al fichar. Por ejemplo, es común que a un profesional se le olvide fichar que ha terminado su jornada.
- Contabilizar de una forma ágil las horas ordinarias, complementarias y extraordinarias trabajadas por cada profesional.
- Crear los horarios de cada empleado y registrar vacaciones, permisos y bajas médicas.
¿A qué se exponen las empresas por no cumplir sus obligaciones sobre teletrabajo y control horario legal?
El artículo 7 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) considera que es una infracción grave los incumplimientos relacionados con el registro de jornada.
Esta clase de infracción conlleva la imposición de una multa administrativa de entre 751€ y 7.500€, en función de la gravedad del incumplimiento.
Por lo tanto, es importante que, en materia de teletrabajo y control horario, las empresas se aseguren de que las jornadas se registran diariamente y de manera rigurosa y adecuada.
¿Cómo va afectar el registro horario digital obligatorio a la relación entre teletrabajo y control horario?
Tras el rechazo del Congreso al proyecto de ley para reducir la jornada laboral máxima hasta las 37,5 horas e imponer el uso de programas de control horario en todas las empresas, el Gobierno va a imponer el registro de jornada digital a través de un Real Decreto que ya se está tramitando. ¿Cuáles son los aspectos clave que debemos tener en cuenta? El software usado deberá garantizar que:
- Los trabajadores pueden fichar de forma personal y sin presiones el inicio y el final de su jornada.
- Los registros no se alteran de forma indebida y que queda rastro de cualquier modificación realizada para subsanar un error.
- Las horas se muestran disgregadas en función de su tipología: ordinarias, complementarias y extraordinarias.
- Se generan copias resumen con las horas extras trabajadas por los profesionales, así como con todas las horas realizadas los trabajadores a tiempo parcial para entregárselas al abonarles las nóminas mensuales.
- Los trabajadores, sus representantes legales y los inspectores de Trabajo pueden acceder de forma inmediata a los fichajes.
- La Inspección de Trabajo puede acceder a los datos en remoto, conectándose a la solución.
- Los registros se conservan durante 4 años.
En definitiva, al abordar las dudas en torno a teletrabajo y control horario es importante saber que:
- La obligación de registrar la jornada de los trabajadores diariamente afecta a los empleados que trabajan de forma presencial y a los que lo hacen a distancia.
- Las empresas pueden controlar el cumplimiento de los horarios y usar sistemas de geolocalización.
- Los trabajadores deben fichar correctamente, de lo contrario, estarían actuando de mala fe y podrían ser sancionados o, incluso, despedidos.
- En lo que respecta a teletrabajo y control horario es fundamental contar con un programa de registro horario.
- Usar un software de control horario puede ser obligatorio en el futuro próximo y no valdrá cualquier solución.
En Lex Hoy, trabajamos codo con codo junto a abogados y asesores laboralistas especializados en asesorar a empresas y trabajadores sobre el registro de las jornadas laborales y los deberes y obligaciones de empleadores y empleados.
Si eres un empresario y quieres implementar un sistema de registro de jornada adaptado a la normativa actual y a la que está por venir, podemos asesorarte. Igualmente, si eres un trabajador y consideras que tu empresa no está cumpliendo su obligación de registrar tu jornada o quieres presentar un modelo de reclamación de horas extras no pagadas, también podemos estudiar tu caso y ayudarte a hacer valer tus derechos.
