7 nuevas obligaciones de registro horario para las empresas

Implementar un sistema de control horario digital, elaborar el protocolo de uso y formar a los profesionales… Repasamos las nuevas obligaciones de registro horario para las empresas

Si el año pasado el debate en materia de Derecho Laboral giró en torno a la reducción de la jornada máxima de las 40 horas semanales hasta las 37,5 horas, este año el foco está puesto en la aprobación del registro horario digital por decreto, una medida que ya estaba incluida en la Ley de reducción de jornada que rechazó el Congreso de los Diputados.

Sin embargo, para establecer el uso de software de control horario en las empresas no hace falta modificar el Estatuto de los Trabajadores, por lo que el Real Decreto que prepara el Ministerio de Trabajo puede aprobarse directamente en el Consejo de Ministros.

Esta futura norma modifica las obligaciones de registro horario para las empresas, poniendo el foco en el uso de programas de registro horario electrónico obligatorio que:

• Aseguren que cada trabajador ficha personal y directamente.
• Dejen constancia de todas las horas extras realizadas.
• Impidan la alteración indebida de los fichajes.
• Permitan la consulta de los asientos por parte de trabajadores, representantes legales y la Inspección de Trabajo.

A continuación, vamos a desgranar las nuevas obligaciones de registro horario para las empresas, de cara a ayudar a los negocios a prepararse para una reforma normativa que, previsiblemente, va a ver la luz en el primer trimestre de 2026.

Cómo eran las obligaciones de registro horario para las empresas hasta ahora

Desde 2019, en España es obligatorio que las empresas lleven a cabo un registro diario de la jornada de sus trabajadores. Sin embargo, esta obligación se puede cumplir por cualquier vía válida: programas informáticos, plantillas de papel, otros medios… ¿Cuáles son las principales obligaciones de registro horario para las empresas en la actualidad?

1. Registro diario de jornada. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece que «la empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora».
2. Organización y documentación del registro de jornada. Las empresas deben aprobar un sistema para organizar y documentar el registro horario. Para ello, tienen dos vías: la negociación colectiva o mediante «decisión del empresario previa consulta de los representantes legales de los trabajadores en la empresa».
3. Conservación de los registros. La ley es clara, los fichajes deben conservarse durante 4 años desde su generación.
4. Accesibilidad a la información del registro de jornada. Los asientos deben permanecer «a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social».
5. Registro de las horas extraordinarias. Las empresas deben registrar día a día las horas extras realizadas por los trabajadores. Además, deben totalizar todas las horas realizadas a lo largo del mes y entregar una «copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente».
6. Registro horario en los contratos a tiempo parcial.
   • Los empresarios tienen que:
     • Registrar diariamente las jornadas de los trabajadores a tiempo parcial, sumarlas y entregarle una copia al trabajador junto al recibo de su nómina. En dicha copia se deben especificar las horas realizadas en el mes, diferenciando las horas ordinarias de las complementarias.
     • Conservar los resúmenes mensuales de los registros de jornada de los trabajadores a tiempo parcial durante 4 años.
   • En caso de no cumplir estas obligaciones de registro horario para las empresas, los negocios se exponen a que los contratos a tiempo parcial se presuman celebrados a tiempo completo.

Cómo van a ser las obligaciones de registro horario para las empresas en los próximos meses

Las obligaciones de registro horario para las empresas van a sufrir una relevante transformación una vez que se apruebe el registro horario digital obligatorio. ¿Por qué? El borrador del RD plantea nuevas obligaciones de registro horario para las empresas, ligadas a la digitalización del proceso.

1. Sistema de registro de jornada digital

Los negocios españoles van a tener que implementar un sistema de registro de jornada digital. Así, la futura normativa establece que:

1. Las empresas deben garantizar el registro diario de la jornada de trabajo:
   • De forma personal por cada trabajador.
   • En su lugar de trabajo.
   • Por medios digitales.
2. El registro de jornada debe ser:
   • Objetivo. De tal forma que la información se muestre «de manera imparcial, perceptible e indiscutible».
   • Fiable. Para ello, el sistema empleado tiene que garantizar que los asientos no pueden modificarse sin la autorización de la empresa y el trabajador y que queda registro de la autoría del usuario que realiza los cambios y en qué consisten estos.
   • Accesible. Todas las personas que deban realizar los fichajes o acceder a ellos deben poder hacerlo de una manera sencilla.
3. El sistema de registro horario debe respetar el derecho a la intimidad y a la protección de datos.

2. Contenido mínimo del sistema de registro horario

Otra de las nuevas obligaciones de registro horario para las empresas gira en torno al contenido mínimo que se debe poder registrar en el sistema:

1. Identificación del trabajador.
2. Régimen de jornada (a tiempo completo o parcial) e indicación del horario de trabajo.
3. Horario concreto de inicio y final de cada jornada de trabajo.
4. Horario concreto de inicio y final de cada pausa que se realice dentro de la jornada y que no tenga la consideración de tiempo de trabajo efectivo.
5. Identificación de las horas: ordinarias, complementarias o extraordinarias. Si se realizan horas extras, se debe especificar si se compensan con descanso o se pagan.
6. Horario concreto de inicio y final de los tiempos de espera y a disposición de la empresa, si los mismos no tienen la consideración de tiempo de trabajo efectivo.
7. Horario concreto de inicio y final «de las interrupciones del disfrute del derecho a la desconexión digital».
8. Identificación de las horas trabajadas por «la aplicación de fórmulas de conciliación, flexibilidad o distribución irregular de la jornada».
9. Suma diaria y mensual de las horas trabajadas.
10. Registro de las modificaciones realizadas en los asientos. Incluyendo la autoría del usuario que las llevó a cabo y las autorizaciones para hacerlo.

3. Realización de los fichajes

Una de las nuevas obligaciones de registro horario para las empresas más relevantes gira en torno a la forma de fichar. Así, el futuro RD plantea que:

• Los asientos se deben crear en el sistema «de forma libre, personal, directa e inmediata al comenzar y al finalizar cada situación de obligatorio registro».
• El sistema de registro de jornada no debe ubicarse en zonas de acceso público, ni ser accesible para personas distintas a las que deben fichar. Esto es fundamental para los negocios que no usen programas a los que se accede a través del ordenador o el móvil, sino sistemas localizados físicamente en la empresa.
• Si por problemas técnicos no es posible usar el sistema de registro horario digital, se deben registrar los asientos por otros medios, como el uso del papel, pero, una vez reestablecido el funcionamiento del sistema, deben inscribirse en él los fichajes.

4. Modificación de los asientos

A lo largo de las anteriores obligaciones de registro horario para las empresas hemos ido haciendo referencia al papel central que juegan las modificaciones de los fichajes en la reforma de la normativa. ¿Cuáles son los elementos clave que deben tener en cuenta negocios y trabajadores?

1. Es posible modificar un asiento porque se haya cometido un error.
2. Para realizar cualquier modificación deben autorizar el cambio tanto la empresa como el trabajador.
3. Si la empresa y el trabajador difieren sobre un asiento practicado, debe informarse a la representación legal de los trabajadores. En caso de que no se alcance un acuerdo, la empresa podrá modificar el asiento, pero deberá dejar constancia de la discrepancia del trabajador.
4. Las modificaciones de los asientos se deben realizar «libremente, en ausencia de todo tipo de condicionamiento o presión sobre la persona trabajadora».

5. Acceso a los registros de jornada

El nuevo catálogo de obligaciones de registro horario para las empresas pone el foco en el acceso a la información sobre el registro de jornada. Aunque la ley ya planteaba la obligatoriedad de permitir el acceso, su redacción poco detallada ha dado lugar a muchas disputas entre empresas y sindicatos en torno al sistema de acceso al registro horario. ¿Qué deberán tener en cuenta los negocios para cumplir con las obligaciones de registro horario para las empresas?

1. El sistema de registro de jornada debe permitir a los trabajadores consultar sus asientos y las modificaciones practicadas en ellos, así como obtener una copia, «en cualquier momento y de forma inmediata, al menos, en su lugar de trabajo».
2. Las empresas tienen que entregar una copia resumen de las horas trabajadas junto a los recibos de las nóminas.
3. Los representantes legales de los trabajadores tienen derecho a «consultar y obtener copia de todos los asientos y modificaciones, en cualquier momento y de forma inmediata, en el centro de trabajo». Este acceso debe realizarse respetando el derecho de los trabajadores a la protección de datos personales. Por lo que los sistemas de registro de jornada digital deben implementar los principios de minimización y proporcionalidad y anonimizar los datos personales que no resulten necesarios.
4. El programa de control horario empleado por la empresa debe permitir el acceso a los asientos por parte de la Inspección de Trabajo «en cualquier momento y de forma inmediata, de manera remota y presencial en los centros de trabajo». Es decir, que una de las nuevas obligaciones de registro horario para las empresas consistirá en garantizar el acceso en remoto de la Inspección de Trabajo a la información sobre los fichajes.

6. Protocolo interno de registro de jornada

Mientras que las anteriores obligaciones de registro horario para las empresas giran en torno al sistema de registro de jornada digital, esta obligación pivota en torno a la necesidad de aprobar un protocolo interno de registro de jornada.

¿Cómo se debe aprobar este protocolo? La empresa tiene que informar y consultar previamente a los representantes legales de los trabajadores.

¿Cuál es el contenido mínimo del protocolo de registro de jornada?

1. La forma en que se deben practicar los asientos y las modificaciones de los mismos.
2. La información que queda registrada en los asientos, teniendo en cuenta la protección de datos personales.
3. La forma de evaluación periódica del sistema de registro de jornada, en la que deben participar la empresa y los representantes legales de los trabajadores.

Es decir, este protocolo es una hoja de ruta que aclara cómo funciona el sistema de registro horario digital implementado en la empresa y la forma de trabajar con él.

7. Formación y capacitación a los trabajadores

Finalmente, la última de las nuevas obligaciones de registro horario para las empresas es el deber de formar a los trabajadores para que puedan operar debidamente con el sistema de registro horario.

En este sentido, es recomendable que los negocios opten por contratar un software de registro horario gratis o de pago que cumpla con todas las exigencias normativas pero que, a la vez, resulte intuitivo y sencillo de usar.

Esta formación debe ser considerada tiempo de trabajo efectivo y su coste debe ser asumido por la empresa, no pudiendo «recaer en ningún caso sobre las personas trabajadoras».

Es fundamental que el tejido productivo español cuente con profesionales son expertos en compliance laboral y que puedan:

• Asesorar a una empresa para que opte por el programa de control horario más adecuado para la organización en función de sus características y necesidades.
• Validar que el sistema elegido cumple con todas las obligaciones normativas.
• Diseñar el protocolo de registro de jornada y dirigir el proceso de aprobación e implementación.
• Revisar periódicamente el protocolo de registro de jornada y el funcionamiento del sistema.

La aprobación inminente de las nuevas obligaciones de registro horario para las empresas implica que los negocios deben digitalizar su forma de controlar el horario de los trabajadores cuanto antes.

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