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Ya no queda margen de maniobra. Los contribuyentes del IS deben emitir sus facturas usando programas de facturación adaptados a VeriFactu en menos 2 meses
Una de las fábulas que aparecen en el manual de las buenas madres y los buenos padres es el de Pedro y el lobo. Los niños necesitan saber que llamar la atención sin motivo puede tener muy malos resultados. Pues bien, los medios de nuestro país llevan varios años alertando a las empresas y los profesionales sobre la llegada de la facturación electrónica. Sin embargo, esta obligación legal aún no tiene, tan siquiera, un plazo de implementación, porque seguimos esperando al reglamento que la desarrolle.
Lo que sí es inminente es la obligación de usar programas de facturación adaptados a VeriFactu. ¿Qué es VeriFactu? Este concepto hace referencia al deber de las empresas y los autónomos de emitir todas sus facturas usando soluciones que estén preparadas para enviar automáticamente los registros de facturación a la Agencia Tributaria.
Además, los programas de facturación adaptados a VeriFactu deben garantizar la trazabilidad total de las facturas y la imposibilidad de manipularlas.
¿Desde cuándo será obligatorio usar programas de facturación adaptados a VeriFactu?
- 1 de enero de 2026 para las entidades que tributen por el Impuesto sobre Sociedades. Entre ellas se encuentran, evidentemente, las empresas.
- 1 de julio de 2026 para los profesionales autónomos que tributen por el IRPF por sus actividades económicas.
Estamos, por lo tanto, en la cuenta atrás para que sea obligatorio que un negocio cuente con un programa de facturación VeriFactu.
A continuación, vamos a resolver todas las preguntas claves sobre esta nueva obligación legal en materia de facturación.
¿Cuáles son los requisitos esenciales de los software para emitir facturas?
En el reglamento que establece los requisitos de los software de facturación se incluyen las principales características que debe tener un programa empleado para emitir facturas:
- Garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de las facturas.
- Crear registros de facturación de alta y anulación que incluyan todos los datos exigidos legalmente.
- Incluir una huella en las facturas para garantizar su trazabilidad e integridad.
- Permitir firmar electrónicamente las facturas emitidas.
- Estar preparado para remitir automáticamente los registros de facturación a la sede de la Agencia Tributaria.
- Incorporar un código QR a las facturas que faciliten «la captura y digitalización de la información impresa».
- Impedir que las facturas sean alteradas sin que el sistema lo detecte y avise sobre ello.
- Para solucionar un error en una factura deben obligar a los usuarios a generar un nuevo registro de facturación para que los datos de la factura original se conserven inalterables.
- Los registros de facturación se deben encadenar, de tal forma que se pueda seguir «su rastro siguiendo su secuencia de creación desde el primero al último».
- Las facturas se deben conservar de forma accesible y legible dentro de los programas durante 4 años.
- El software tiene que contar con un registro de eventos en el que quede constancia de todas las acciones realizadas en el programa.
- El programa ha de disociar el acceso a la información con trascendencia fiscal del acceso al información que puede ser confidencial y que no tiene carácter patrimonial. De tal forma que Hacienda pueda consultar directamente todos los datos que sean de su interés en el transcurso de una inspección.
¿Cómo funcionan los programas de facturación adaptados a VeriFactu?
Básicamente, los programas de facturación adaptados a VeriFactu pueden funcionar de dos formas diferentes: como sistema VeriFactu o como sistema No VeriFactu.
¿Qué significa esto? Aunque se han derramado ríos de tinta sobre la obligatoriedad de enviar automáticamente las facturas a la Agencia Tributaria, lo cierto es que las empresas y los autónomos no van a estar obligados a ello, solo es una opción totalmente voluntaria.
Esto implica que los programas de facturación deben estar preparados técnicamente para la remisión automática de los registros a la AEAT y para permitir a los negocios escoger por qué modalidad de facturación optan. ¿Cuál es la diferencia entre VeriFactu y No VeriFactu?
- En la práctica, para las empresas el proceso de crear facturas es idéntico en ambas modalidades.
- La principal diferencia es que en la modalidad VeriFactu las facturas no tienen que ir firmadas electrónicamente y que el sistema de registro de eventos no tiene que estar operativo en el software.
- Si se usa el sistema VeriFactu, los registros ya obran en poder de la AEAT. Como consecuencia de ello resultará más sencillo cumplir con las obligaciones fiscales y la elaboración de los libros de registro.
¿Las empresas pueden decidir en cualquier momento por qué modalidad optan? Sí y no. La normativa establece que se puede elegir la modalidad VeriFactu en cualquier momento del año. Para ello, basta con seleccionar este sistema en el programa de facturación. La Agencia Tributaria entenderá que se ha optado por esta modalidad cuando reciba el primer registro.
Sin embargo, una vez creada la primera factura en la modalidad VeriFactu, deberá seguir empleándose dicha modalidad hasta que finalice el año fiscal.
¿Ya es posible trabajar con programas de facturación adaptados a VeriFactu?
Sí. De hecho, desde el 18 de julio de 2025 las soluciones que permiten a los negocios emitir sus facturas deben cumplir con el reglamento VeriFactu y la orden ministerial que fija los requisitos técnicos concretos.
Esto es fundamental porque, así, las empresas y los autónomos pueden anticiparse a la obligatoriedad de usar programas de facturación adaptados a VeriFactu y asegurarse de que cumplen con dicha obligación antes de que entre en vigor.
Además, de esta forma disponen de un periodo de adaptación más amplio que les permitirá familiarizarse con las herramientas. Esto resulta crítico en el caso de los negocios que aún emitían sus facturas en papel o usando Word o Excel.
¿Cómo saber qué programas de facturación están adaptados a VeriFactu?
El proceso de certificación de los software de facturación consiste en la emisión de una declaración responsable por parte del fabricante en la que se garantice que la solución cumple con todos los requisitos exigidos.
¿Cómo pueden los negocios saber que la compañía productora de un software ha emitido la declaración responsable?
- La declaración responsable tiene que estar visible en el propio software en cada una de sus versiones.
- La declaración responsable también tiene que estar a la vista para los clientes durante el proceso de contratación del software.
- Los clientes y la AEAT pueden solicitar la declaración responsable en cualquier momento.
Por lo tanto, para las empresas y los autónomos es fácil saber qué programas de facturación están adaptados a VeriFactu y cuáles no.
¿A cuánto ascienden las multas por no usar programas de facturación adaptados a VeriFactu?
La normativa impone una multa administrativa fija de 50.000€ para las empresas o los autónomos que no usen programas de facturación adaptados a VeriFactu a la hora de emitir sus facturas.
Estamos, por lo tanto, ante una sanción cuantiosa que puede resultar difícil de asumir para los profesionales y las pymes. De ahí que sea crucial que se aseguren de que trabajan con programas de facturación adaptados a VeriFactu antes de que sea obligatorio y Hacienda pueda imponer multas.
En definitiva, el uso de programas de facturación certificados va a ser obligatorio para las empresas en unas pocas semanas. De ahí que sea fundamental que los negocios cuenten con software adaptados a la normativa que les permitan:
- Facturar de una forma ágil y segura.
- Eludir conflictos con Hacienda.
- Evitar sanciones tributarias.
- Cumplir con sus obligaciones de facturación, pero también con sus deberes contables y fiscales.
En Lex Hoy colaboramos con empresas que desarrollan programas empresariales que ya cumplen con VeriFactu. Si buscas un software que se adapte a las necesidades de tu negocio y no solo te ayude a cumplir con la normativa, sino a agilizar y optimizar la forma en que facturas podemos asesorarte.
