Cómo deben ser los programas de registro horario electrónico para cumplir con la ley
Durante 2025 se aprobará una norma que obligará a las empresas a implementar programas de registro horario electrónico
El uso obligatorio de programas de registro horario electrónico está cada vez más cerca. Después de un año de negociación con sindicatos y patronal (que no se ha sumado al acuerdo) y de tensiones dentro del propio Gobierno entre el Ministerio de Trabajo y el de Economía, el Consejo de Ministros ha dado ya luz verde al proyecto de Ley de reducción de la jornada de trabajo.
Esta norma, no solo fijará que la jornada máxima en nuestro país no puede superar las 37,5 horas semanales, sino que, además, refuerza el derecho a al desconexión digital e impone el uso de programas de registro horario electrónico en todas las empresas españolas.
¿Valdrá cualquier software que permita imputar el inicio y el final de la jornada de un profesional? ¿O los programas de registro horario electrónico deberán cumplir una serie de requisitos para estar adaptados a la ley?
La respuesta a la primera pregunta es un «no» rotundo. Así que ya puedes prever que, efectivamente, la norma establece las funcionalidades básicas de los programas de registro horario electrónico que podrán implementar las empresas para cumplir con la ley y evitar sanciones de hasta 10.000 euros por trabajador.
A continuación, desgranamos los 10 requisitos que sí o sí deben tener los programas registro horario electrónico.
1. Registro de la jornada personal, directo, inmediato y sin condicionantes
La futura ley es taxativa a la hora de establecer que el fichaje del inicio y el final de la jornada debe correr a cargo del trabajador y ha de ser:
- Personal.
- Directo.
- Inmediato.
- Sin que las empresas puedan condicionar el registro de la jornada laboral.
Esto supone que los programas de registro horario electrónico deben funcionar de tal forma que solo un profesional pueda registrar su jornada laboral de manera autónoma, sin que nadie pueda fichar por él. Además, es necesario crear los asientos de entrada, salida y descansos inmediatamente, sin que ello sea óbice, como veremos más adelante, para que se pueden modificar los fichajes cuando se hayan producido errores u olvidos.
La consecuencia directa de este requisito de los programas de registro horario electrónico es que las empresas pasan a tener un papel de meras supervisoras del control horario para detectar errores y garantizar que los trabajadores fichan.
De ahí que la patronal haya demandado que se incluya en la reforma legal la posibilidad de despedir a un trabajador por fichar mal o negarse a hacerlo. Sin embargo, diversas sentencias demuestran que ya es posible llevar a cabo un despido disciplinario cuando un trabajador sistemáticamente comete errores en su fichaje, si bien es clave haberlo sancionado con antelación.
2. Registro de todas las interrupciones que puedan afectar al cálculo de la duración de la jornada
Como apuntamos antes, los programas de registro horario electrónico obligatorio no solo deben permitir a los trabajadores crear los asientos de inicio y final de jornada, sino que también es necesario que faciliten el registro de los descansos y las pausas. ¿Por qué?
Algunas pausas, como los descansos reconocidos a los trabajadores a través de los convenios colectivos, forman parte del cómputo de la jornada laboral. Sin embargo, hay muchos descansos que no se deben computar al calcular la jornada laboral diaria. Pensemos, por ejemplo, en los millones de trabajadores que tienen jornada partida.
Por eso, los programas de registro horario electrónico deben permitir diferenciar entre los descansos que sí computan y aquellos que no se tienen en cuenta para calcular la jornada efectivamente trabajada. De lo contrario, se distorsionaría la duración real de la misma.
3. Generación de resúmenes de las horas trabajadas por los profesionales a tiempo parcial
La futura ley establece que las empresas están obligadas a entregar a los profesionales con contratos a tiempo parcial un resumen de las horas que han trabajado a lo largo del mes.
Por lo tanto, es fundamental para los negocios que los programas de registro horario electrónico que usan les permitan generar estos informes que deben acompañarse del recibo de la nómina mensual.
4. Obtención de resúmenes de las horas extra
En la misma línea, los programas de registro horario electrónico han de facilitar un resumen de las horas extra trabajadas por cada profesional durante el periodo que se tiene en cuenta para abonarle el salario. Lo cual, en la aplastante mayoría de las empresas españolas, supone entregar un resumen con las horas extra realizadas a lo largo del mes.
Este resumen, igual que en el caso anterior, debe facilitarse junto al recibo del salario. De tal forma que mes a mes cada profesional pueda saber a ciencia cierta cuántas horas extraordinarias trabajó y llevar un control de su compensación ya sea a través de días de descanso o mediante su abono en la nómina.
5. Diferenciación en función del tipo de horas trabajadas
Otro de los requisitos de los programas de registro horario electrónico relacionado con las horas extra es que estos sistemas deben ser capaces de diferenciar si las horas registradas son:
- Ordinarias.
- Complementarias.
- Extraordinarias.
De tal manera que no se produzcan confusiones sobre la tipología de las horas y se lleve a cabo el registro exacto y preciso del tiempo trabajado por cada profesional.
Así, el proyecto de ley establece que «los asientos identificarán de manera desagregada si las horas realizadas son ordinarias, extraordinarias o complementarias».
6. Identificación del usuario que crea o modifica los asientos en los programas de registro horario electrónico
Uno de los requisitos críticos de los programas de registro horario electrónico es que deben garantizar la autenticidad y la trazabilidad de todos los asientos creados en ellos.
Esto se traduce en que en los programas de registro horario electrónico debe figurar con total precisión:
- Qué usuario crea el registro.
- Qué profesional lleva a cabo una modificación de los asientos.
Así, se busca evitar que se produzcan manipulaciones indebidas de los registros de la jornada laboral de los trabajadores, tanto por parte de estos, como de los negocios.
De esta manera, si se detecta un error al crear un asiento, el profesional que lo creó debe subsanarlo y en el software ha de quedar reflejada la modificación llevada a cabo. Aunque no se estipula en la ley, cabe prever que en su desarrollo reglamentario se incluirá que las modificaciones vayan acompañadas de una justificación que evidencie el motivo por el que se realizan.
7. Información legible, obtención de copias e interoperabilidad de los programas de registro horario electrónico
Es importante tener en cuenta que uno de los objetivos de obligar a las empresas a emplear programas de registro horario electrónico es facilitar el acceso de los trabajadores a los datos de sus jornadas laborales.
Por eso, la ley establece que la información que figure en los programas de registro horario electrónico debe estar en un formato:
- Tratable.
- Legible.
- Compatible con los usados por la empresa, los trabajadores y la Inspección de Trabajo de manera habitual.
Además, los programas de registro horario electrónico deberán ser interoperables para, precisamente, facilitar el acceso y la gestión de la información por parte de todas las partes interesadas: empresas, profesionales, sindicatos e inspectores de Trabajo.
8. Acceso inmediato al registro horario en el centro de trabajo
Precisamente, el texto legal establece el derecho de tres actores a la hora de acceder «de forma inmediata al registro en el centro de trabajo»:
- Los trabajadores.
- Los representantes legales de los trabajadores.
- La Inspección de Trabajo.
Este acceso no solo debe ser inmediato, sino que también se debe poder realizar en cualquier momento.
9. Acceso remoto a la información por parte de la Inspección de Trabajo y los representantes de los trabajadores
Una de las novedades clave de la reforma legal que establece la obligatoriedad de usar programas de registro horario electrónico es que estas soluciones deben estar preparadas para permitir el acceso en remoto a la información por parte de:
- La Inspección de Trabajo.
- Los representantes legales de los trabajadores.
Es decir, ni inspectores ni representantes sindicales necesitarán acudir físicamente al centro de trabajo para consultar los registros de las jornadas de los trabajadores, sino que podrán hacerlo a distancia.
10. Conservación de los registros y los resúmenes durante cuatro años
El último requisito que deben cumplir los programas de registro horario electrónico es que estas soluciones deben estar preparadas para garantizar la conservación de:
- Los asientos horarios.
- Los resúmenes de horas extra y las horas trabajadas por los profesionales a tiempo parcial.
La conservación de esta información debe realizarse durante cuatro años y, a lo largo de todo este tiempo los registros y los resúmenes deben estar a disposición de los trabajadores, sus representantes y los inspectores de Trabajo.
Por lo que es fundamental que los programas de registro horario electrónico dispongan de mecanismos para almacenar la información, protegerla y facilitar el acceso a ella. Por ejemplo, mediante la realización de copias de seguridad periódicas y su almacenamiento en la nube.
En definitiva, una vez que entre en vigor la obligación de usar programas de registro horario electrónico, lo cual sucederá 6 meses después de la aprobación de la norma, las empresas deberán contar con esta clase de soluciones.
Sin embargo, es importante que los negocios sepan qué requisitos deben cumplir sí o sí los software de registro horario gratis o de pago que implementen. Puesto que solo con soluciones adaptadas a la ley estarán cumpliendo la misma y podrán eludir multas que ascienden hasta los 10.000 euros por cada trabajador cuyo registro horario no se realizó de manera debida.
