Lo que debes saber sobre las obligaciones de facturación de las empresas
Emitir, enviar y conservar las facturas, usar programas certificados, registrar las facturas recibidas… Repasamos las obligaciones de facturación de las empresas
Si ahora viajáramos en el tiempo al año 2000, descubriríamos lo mucho que ha cambiado la forma en que hacemos tareas básicas de nuestro día a día por la revolución tecnológica que hemos experimentado en los últimos años.
Sin ir más lejos, hace poco tiempo, muchos autónomos aún realizaban sus facturas en papel. Mientras que en cuestión de meses, tanto las empresas como los profesionales van a estar obligados a usar programas de facturación certificados. Esta es, precisamente, la última incorporación al catálogo de obligaciones de facturación de las empresas en España.
¿Cuáles son las otras obligaciones de facturación de las empresas en España? ¿Qué deben tener en cuenta los negocios para evitar problemas con Hacienda? ¿Se va a añadir alguna nueva obligación en el futuro próximo? Respondemos a estas cuestiones a continuación.
1. Emitir facturas usando programas de facturación certificados
1 de enero de 2026. A partir de este día, las empresas españolas tendrán que emitir sus facturas usando un programa de facturación VeriFactu, es decir, un software adaptado a la Ley Antifraude y que permita la remisión automática de los registros de facturación a la Agencia Tributaria. Los autónomos tendrán un poco más de plazo para disponer de programas certificados: hasta el 1 de julio de 2026.
Es importante aclarar que el envío automático de las facturas a la AEAT no será obligatorio. Las empresas y los profesionales podrán elegir entre el sistema VeriFactu y la modalidad No VeriFactu. En el primer caso, el software realiza la remisión automática de los registros cuando se crean las facturas. En el segundo caso, no. Eso sí, el programa que se use debe estar preparado para funcionar como un sistema VeriFactu.
Desde finales de julio de 2025, los software ya deben estar adaptados a la nueva normativa y las empresas que los desarrollan y comercializan deben haber firmado una declaración responsable que atestigüe que los programas están preparados para facilitar el cumplimiento de las obligaciones de facturación de las empresas y los autónomos.
2. Incluir en las facturas su contenido mínimo legal
A la hora de cumplir las obligaciones de facturación de las empresas no basta con usar programas de facturación adaptados a la Ley Antifraude, sino que, además, las facturas deben incluir el contenido mínimo que figura en el artículo 6 del Real Decreto 1619/2012, que contiene el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación de las empresas y los profesionales.
¿Cuál es el contenido mínimo?
- Número de factura y de serie si existen varias. La numeración debe ser correlativa.
- Fecha en que se expide la factura.
- Datos identificados de la empresa o autónomo que la expide.
- NIF del destinatario de la factura.
- Dirección del emisor y del receptor de la factura.
- Descripción de las operaciones que se facturan, incluyendo todos los datos que se necesitan para determinar la base imponible del IVA.
- Los tipos impositivos de las operaciones.
- La cuota tributaria que se repercuta.
- La fecha en que se han realizado las operaciones facturadas o la fecha en que se recibió un pago por adelantado.
- Importes.
- Especificidades ligadas al IVA. Por ejemplo, indicar si alguna operación está exenta del impuesto o hacer mención a la inversión del sujeto pasivo cuando sea el adquiriente el sujeto pasivo del IVA y no el emisor de la factura.
- Un código QR para que se pueda comprobar que la factura fue creada usando un programa de facturación certificado.
- La inclusión de la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT», si se ha emitido usando un software en la modalidad VeriFactu. Si no se ha emitido la factura a través del sistema VeriFactu, debe firmarse electrónicamente.
Si bien, debemos destacar que el reglamento sobre obligaciones de facturación de las empresas y los autónomos establece que se pueden emitir facturas simplificadas, que tienen un contenido menos exhaustivo, cuando:
- El importe facturado no exceda los 400 euros, incluyendo la cuota del IVA.
- Se expida una factura rectificativa.
3. Remitir las facturas a sus destinatarios
Otra de las obligaciones de facturación de las empresas es el deber de entregar las facturas a sus destinatarios.
En la actualidad, esta tarea se puede, incluso, automatizar, gracias a los software de gestión empresarial.
De tal forma que, una vez generada una factura, se remite automáticamente a su destinatario o se envían en bloque todas las facturas creadas a lo largo del día o de la semana.
A este respecto, es importante tener en cuenta que en el reglamento sobre las obligaciones de facturación de las empresas y los autónomos se establece que las facturas deben remitirse en el momento en que se crean o, si el destinatario es un negocio o un profesional, antes del día 16 del mes siguiente en que se haya devengado el IVA correspondiente a las operaciones facturadas.
4. Registrar las facturas recibidas
Al hablar de las obligaciones de facturación de las empresas, solemos centrarnos en la emisión de las facturas, pero los negocios también están obligados a conservar las facturas recibidas y deben registrar su información en sus libros contables y declaraciones fiscales.
Lo que comúnmente conocemos como picar facturas es una tarea improductiva y laboriosa, pero necesaria.
Por suerte, hoy en día existen tecnologías como un lector OCR para registrar facturas y tickets. Esta solución extrae automáticamente la información contenida en una factura recibida en PDF o papel y la vuelca en el programa de facturación de una empresa.
Aunque parezca una obviedad, nunca está de más recordar que la tecnología es esencial para automatizar procesos, ahorrar tiempo y evitar errores. En lo que respecta a las obligaciones de facturación de las empresas resulta más que evidente.
5. Elaborar facturas rectificativas para subsanar errores
¿Qué sucede si se comete un error al emitir una factura, las cuotas impositivas no se hubiesen determinado correctamente o la factura no incluya toda la información establecida por el reglamento?
En estos casos, las empresas deben emitir facturas rectificativas.
Así, se procederá a crear una nueva factura, en la que deben constar los datos identificativos de la factura que se procede a rectificar.
El contenido de una factura rectificativa es análoga al de una factura ordinaria o simplificada.
6. Almacenar los registros de facturación durante cuatro años
Una de las obligaciones de facturación de las empresas y los profesionales más relevante gira en torno a al conservación de las facturas emitidas y recibidas.
Así, durante cuatro años, las empresas deben conservar:
- Las facturas recibidas de parte de sus proveedores.
- Las copias o matrices de las facturas que hubiesen expedido.
- Los justificantes contables.
- Los recibos.
La conservación de esta documentación puede realizarse en papel o a través de medios digitales. En este sentido, los programas de facturación facilitan el almacenamiento seguro y sistematizado de las facturas y los recibos. De tal forma que se puedan acceder a ellos en cualquier momento y lugar.
7. Facilitar el acceso de la Agencia Tributaria a las facturas y la documentación
Uno de los objetivos de incluir la conservación de facturas en el catálogo de obligaciones de facturación de las empresas es facilitar la consulta de las mismas por parte de la Agencia Tributaria.
Si un negocio opta por el sistema VeriFactu, sus facturas ya obrarán en poder de la AEAT, pero si no lo hace, debe permitir el acceso a las mismas de la administración tributaria.
Así, el artículo 23 del reglamento establece que si los documentos están conservados por medios electrónicos:
se deberá garantizar a cualquier órgano de la Administración tributaria que esté realizando una actuación de comprobación de la situación tributaria del empresario o profesional o del sujeto pasivo el acceso en línea a los documentos conservados, así como su carga remota y utilización.
8. Facturar electrónicamente a las administraciones públicas
Junto a las obligaciones de facturación de las empresas recogidas en el reglamento, debemos tener en cuenta una medida que afecta, solo, a los negocios que proveen servicios o productos a algún organismo o administración pública.
Estamos hablando de la obligatoriedad de emitir facturas electrónicamente cuando el destinatario es un ente público, que entró en vigor hace más de 10 años, en cumplimiento de la Ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.
Es decir, desde hace 10 años, las empresas y los profesionales que trabajan para administraciones públicas o les comercializan sus productos, deben emitirles facturas electrónicas para poder cobrar por sus bienes y servicios.
Las obligaciones de facturación de las empresas siguen creciendo: La facturación electrónica B2B se aproxima
Precisamente, la obligatoriedad de facturar electrónicamente a las administraciones nos permite avanzar una de las obligaciones de facturación de las empresas que se asoma por el horizonte. Estamos hablando de la facturación electrónica entre negocios, también conocida por sus siglas en inglés: B2B (Business to Business).
Pero… ¿entonces la obligación de usar un programa de facturación VeriFactu no es lo mismo que la facturación electrónica? No. El sistema VeriFactu y la facturación electrónica son dos cuestiones diferentes reguladas en leyes distintas. La primera, en la Ley Antifraude. La segunda, en la Ley Crea y Crece.
Además, mientras la primera obligación ya tiene un calendario de implementación, como ya indicamos antes. Aún no sabes desde cuándo será obligatorio emitir facturas electrónicas cuando los destinatarios sean empresas o profesionales, pero se espera que suceda en el corto plazo.
¿Cuáles son los aspectos clave de la facturación electrónica B2B?
- Las facturas se emitirán en formato XML y firmadas electrónicamente.
- Las facturas se enviarán a las empresas y los profesionales a través de un portal autorizado.
- Los receptores de las facturas deberán informar sobre su aceptación y del momento en que las paguen.
Más allá de las obligaciones de facturación de las empresas: declaraciones fiscales y libros contables
Al hablar de las obligaciones de facturación de las empresas no podemos pasar por alto que dichas obligaciones están directamente conectadas a los deberes de los negocios en dos áreas críticas: la contabilidad y la fiscalidad.
De hecho, emitir, registrar y conservar las facturas es esencial a la hora de elaborar la contabilidad de una empresa, cumplimentar las declaraciones tributarias correctamente y asumir las obligaciones fiscales de un negocio en tiempo y forma.
Por ejemplo, si un autónomo no lleva a cabo un registro sistematizado de las facturas que emite y de las que recibe por parte de sus proveedores, no podrá realizar la autoliquidación trimestral del IVA de forma correcta, contabilizando el importe del IVA soportado en sus facturas recibidas y el repercutido en sus facturas emitidas.
Nunca antes en la Historia ha sido tan sencillo como ahora cumplir las obligaciones de facturación de las empresas. ¿Por qué? El surgimiento y perfeccionamiento de software que facilitan los procesos de facturación ha revolucionado la forma en que los negocios realizan su gestión económica.
Algunos software son capaces no solo de agilizar el proceso de emitir y enviar facturas, sino que permiten automatizar el registro de las facturas emitidas, la elaboración de los libros contables y la cumplimentación de los modelos tributarios.
En Lex Hoy colaboramos con abogados y asesores especializados en Derecho Tributario y Contabilidad. Si tienes alguna duda sobre las obligaciones de facturación de las empresas y, en especial, sobre VeriFactu y la facturación electrónica, puedes encontrar a un asesor fiscal en nuestro buscador de abogados. Este profesional te asesorará para que cumplas con todas las obligaciones de facturación de las empresas y te evites problemas con Hacienda.
