Todo sobre el registro de viajeros
Desde el 2 de diciembre es obligatorio que hoteles y apartamentos turísticos implementen un registro de viajeros más completo
El sector turístico es uno de los puntales de la economía española. Tal es así que el año pasado el sector turístico supuso un 12,8% del PIB de España. Por eso, cualquier novedad normativa o jurisprudencial que afecte a las empresas de este sector tiene una gran relevancia económica y social. Pues bien, el lunes 2 de diciembre comenzó la obligación de implementar un nuevo registro de viajeros, una medida implementada por el Ministerio del Interior para mejorar los datos que los alojamientos recaban de los viajeros.
Esta medida, aprobada hace más tres años mediante el RD 933/2021, ha entrado en funcionamiento rodeada de polémica. ¿Por qué? Los hoteles, pensiones, agencias de viajes y apartamentos turísticos denuncian que aumenta la carga burocrática de los alojamientos españoles y, por lo tanto, daña su productividad y provocará un aumento de los precios que cobren los hoteles y agencias de viajes por sus servicios.
Mientras que el Ministerio del Interior ha defendido la necesidad de adaptar el registro de viajeros a la realidad actual y modernizar unas normas que estaban vigentes desde hace décadas, cuando el mundo era muy diferente y no se había producido la digitalización y el surgimiento de actores como las plataformas de reservas online.
La puesta en marcha del nuevo registro de viajeros se suma a otra noticia de gran alcance para el sector hotelero español: la sentencia del TJUE que abrió la posibilidad de demandar a Booking por daños y perjuicios causados por cláusulas abusivas como las que exigían a los hoteles no ofrecer precios inferiores a los fijados en esta plataforma.
¿Qué deben tener en cuenta los establecimientos hoteleros a la hora de implementar el nuevo registro de viajeros? ¿A qué se exponen si no cumplen con esta obligación?
¿Qué empresas están obligadas a implementar el registro de viajeros? ¿Qué pasa con los ciudadanos que tienen pisos turísticos?
Todos los negocios o personas que prestan «actividades de hospedaje» están obligados a implementar el nuevo registro de viajeros. Es decir, han de cumplir con esta obligación:
- Los hoteles, pensiones y demás «establecimientos comerciales abiertos al público».
- Campings, zonas de estacionamiento de autocaravanas, apartamentos turísticos y bungalows.
- Agencias de viajes y otros operadores turísticos que intermedien entre los alojamientos y los viajeros.
- Las plataformas digitales de reservas de alojamientos como Booking o Airbnb.
Es importante recalcar que no solo los negocios están obligados a realizar el registro de viajeros de acuerdo a la normativa, sino que los ciudadanos que de forma no profesional lleven a cabo actividades de hospedaje también deben cumplir con esta obligación. Pensemos, por ejemplo, en el propietario de un apartamento para uso turístico que lo oferta a través de una plataforma digital. La clave, según la norma, es que exista una contraprestación por ceder un espacio para pernoctar.
¿Qué datos se deben incluir en el registro de viajeros?
El RD contempla cuatro grandes grupos de datos que deben recabarse:
- Datos de la empresa que gestiona el alojamiento o del propietario del mismo:
- Nombre o razón social de la empresa o nombre completo del propietario.
- CIF o NIF.
- Dirección.
- Teléfono.
- Email.
- Web y URL del anuncio en el caso de las empresas.
- Datos del establecimiento o del inmueble.
- Tipo de establecimiento.
- Denominación del negocio.
- Dirección completa.
- El número de habitaciones y si existe conexión a internet en el caso de los inmuebles de particulares.
- Datos de los viajeros:
- Nombre completo.
- NIF o pasaporte.
- Sexo.
- Nacionalidad.
- Fecha de nacimiento.
- Lugar de residencia.
- Teléfono.
- Email.
- Número de viajeros y relación entre ellos si una de las personas es menor de edad.
- Datos de la transacción:
- Información sobre el contrato: número de referencia, fecha y firma
- Fecha y hora de entrada y de salida del establecimiento.
- Información sobre el pago: modalidad (efectivo, tarjeta, transferencia…), medio de pago y titular del mismo, fecha de caducidad de la tarjeta.
¿En qué consisten los partes de entrada?
Para recopilar los datos del registro de viajeros es necesario emplear los partes de entrada que han de ajustarse a las siguientes características:
- Deben ser firmados por los huéspedes mayores de 14 años.
- Los establecimientos de hospedaje son responsables de la exactitud de los datos que figuren en los partes de entrada.
- Los datos deben coincidir con los documentos de identidad de los viajeros.
- Antes de firmar los partes de entrada los huéspedes deben facilitar sus documentos de identidad.
¿El registro de viajeros debe estar informatizado o puede realizarse a papel? ¿Durante cuánto tiempo se debe guardar la información?
Según la nueva normativa, el registro de viajeros debe realizarse usando medios informáticos como software de gestión para hoteles. Por lo que no basta con recopilar partes de entrada en papel, sino que debe realizarse un registro informático de los datos.
Asimismo, existe la obligación de guardar los datos del registro de viajeros durante tres años a contar desde el momento en que finalizó el servicio de hospedaje.
Si bien, los particulares que lleven a cabo actividades de hospedaje de una forma no profesional están liberados de las obligaciones de registro y conservación de la información y solo deben cumplir con los requisitos de comunicación que detallaremos en la respuesta a la siguiente pregunta.
Es importante remarcar que los viajeros tienen derecho a que tanto las autoridades públicas como los establecimientos y los particulares cumplan con la LOPDGDD y el RGPD a la hora de tratar sus datos personales.
¿Qué información se debe comunicar al Ministerio del Interior?
Existen dos grandes grupos de información que los hoteles, agencias de viajes, plataformas y particulares deben comunicar al Ministerio del Interior:
- Los datos relacionados con las empresas o propietarios y con los establecimientos o inmuebles. Esta información debe comunicarse antes de comenzar a prestar los servicios de hospedaje de tal manera que figure en el registro del ministerio. Asimismo, en caso de que se produzcan cambios en los datos, han de hacerse llegar al Ministerio del Interior. El plazo para cumplir con esta obligación es de 10 días a contar desde el momento en el que se terminan todos los trámites administrativos para poder desarrollar la actividad.
- La información sobre los viajeros y las transacciones. Estos datos deben enviarse antes de que pasen 24 horas desde que:
- Se realiza una reserva o se anula.
- Los viajeros llegan al establecimiento hotelero o al apartamento turístico.
¿Cómo se registran los alojamientos y cómo comunican la información sobre los viajeros? Mediante la aplicación de Hospedajes puesta en marcha por el Ministerio del Interior.
¿Cuáles son las sanciones por incumplir esta obligación?
La nueva normativa sobre el registro de viajeros establece un régimen de sanciones dual:
- Son infracciones graves castigadas con multas de entre 601 euros y 30.000 euros:
- Carecer de los registros documentales exigidos por la normativa.
- No comunicar al Ministerio del Interior la información obligatoria.
- Se consideraran infracciones leves, que dan pie a multas de entre 100 y 600 euros:
- La existencia de irregularidades o errores en los registros de viajeros.
- Comunicar la información exigida fuera de plazo.
En definitiva, el nuevo registro de viajeros destaca por:
- Resultar obligatorio no solo para los hoteles y otros establecimientos turísticos, sino también para las agencias de viajes, las plataformas digitales y los particulares que alquilan apartamentos turísticos.
- Ser más exigente a la hora de recabar, conservar y, sobre todo, comunicar la información al Ministerio del Interior.
- Incluir la información económica de las reservas y los datos financieros de los viajeros.
- Exigir el uso de medios informáticos para registrar la información y enviarla a la aplicación de Hospedajes.
- Tener como objetivo principal aumentar la capacidad de vigilancia y rastreo de información de las fuerzas de seguridad para luchar contra el terrorismo y el crimen organizado.
- Incrementar la carga burocrática y las obligaciones de los negocios del sector turístico.
