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La futura Ley de reducción de la jornada laboral obligará a las empresas a contar con un sistema de registro de jornada digital que garantice la objetividad, fiabilidad y accesibilidad de los fichajes
El Congreso de los Diputados ya tiene en sus manos, nunca mejor dicho, la Ley de reducción de la jornada laboral. Esta norma tiene tres grandes objetivos:
- Reducir la jornada máxima por ley de las 40 horas semanales actuales hasta las 37,5 horas para facilitar la conciliación familiar.
- Expandir el derecho a la desconexión digital en un mundo hiperconectado donde se diluyen las fronteras entre lo profesional y lo personal.
- Obligar a las empresas a usar un sistema de registro de jornada digital que impida la realización de horas extra no registradas ni compensadas con sueldo o descanso.
Aunque el foco mediático y la batalla política se ha centrado en la reducción de la jornada de trabajo máxima, la obligación de disponer de un sistema de registro de jornada digital también va a tener un notable impacto en muchos negocios, sobre todo, en las pymes y los autónomos. ¿Por qué?
Desde que el registro de la jornada laboral se convirtió en obligatorio en 2019, la mayoría de grandes empresas ha ido implementando sistemas de control horario digitales. En cambio, las pymes y los autónomos han seguido confiando, en muchos casos, en el papel o en programas informáticos como Excel para llevar un control del inicio y el final de la jornada de los trabajadores.
Una vez que se apruebe la ley que ya se está negociando en el Congreso, las empresas dispondrán de 6 meses para implementar un sistema de registro de jornada digital.
A continuación, vamos a explicar cómo deben ser los programas de registro horario electrónico obligatorio, de qué manera se debe implementar un sistema de registro de jornada digital acorde a la ley y a cuánto pueden ascender las sanciones por no hacerlo.
1. Fichaje digital, diario, personal, directo, inmediato e incondicional
La futura ley obligará a las empresas a mantener «un registro diario de jornada realizado por medios digitales». Este sistema de registro de jornada digital debe:
- Garantizar la objetividad, fiabilidad y accesibilidad del sistema de fichaje y de los registros generados.
- Permitir a los trabajadores fichar «de forma personal y directa, inmediatamente al inicio y finalización de cada jornada, de forma que la empresa no pueda condicionar su contenido».
- Posibilitar que se registren las interrupciones de la jornada laboral que afecten al cómputo de horas trabajadas, como las pausas para comer.
- Identificar «de manera desagregada si las horas realizadas son ordinarias, extraordinarias o complementarias».
2. Entrega de copias a los trabajadores
Por otra parte, el sistema de registro de jornada digital debe permitir a la empresa entregar:
- Copias del resumen de las horas trabajadas a lo largo del mes a los empleados a tiempo parcial, en las que se diferencien las horas ordinarias de las complementarias.
- Copias del resumen de las horas extraordinarias realizadas por todos los trabajadores durante el mes.
Además, estas copias, al igual que los propios registros horarios deben conservarse durante cuatro años.
3. Trazabilidad y acceso al sistema de registro de jornada digital
El principal motivo por el que se está impulsando la obligatoriedad de contar con un sistema de registro de jornada digital es porque en España se realizan semanalmente cientos de miles de horas extra que no se contabilizan y que, por lo tanto, no se compensan.
Para evitarlo, el sistema de registro de jornada digital que implemente una empresa debe «garantizar la autenticidad y la trazabilidad de los datos reflejados en el registro».
¿Cómo se consigue esto? El sistema de registro de jornada digital tiene que «permitir identificar inequívocamente»:
- Al trabajador que realiza el fichaje.
- Las modificaciones que se lleven a cabo en los registros horarios para subsanar errores: por ejemplo, que un profesional se olvide de fichar el inicio de su jornada o que no deje constancia del final de la misma y el sistema contabilice que ha estado 24 horas en su puesto.
Además, el sistema de registro de jornada digital debe contar con otros tres requisitos clave para facilitar el acceso a la información:
- Los datos de los registros deben estar en formato legible y se ha de garantizar la interoperabilidad del sistema.
- Los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo deben poder «acceder de forma inmediata al registro en el centro de trabajo y en cualquier momento». Esto supone un cambio notable con respecto a la actualidad, puesto que, hace unas semanas la Audiencia Nacional que el sistema de acceso al registro horario no tiene por qué ser inmediato.
- El sistema de registro de jornada digital debe ser accesible en remoto para la Inspección de Trabajo y los representantes legales de los trabajadores.
4. Proceso de implementación del sistema de registro de jornada digital
¿Las empresas pueden poner en marcha un sistema de registro de jornada digital de un día para otro y sin consultar con los trabajadores? No.
La futura ley contempla un proceso de implementación del sistema de registro de jornada digital en las organizaciones. Así, el futuro artículo 34 bis del Estatuto de los Trabajadores dictará que para «establecer el régimen de organización y funcionamiento del registro de jornada» se deberá:
- Acordarlo mediante la negociación colectiva.
- En su defecto, adoptarlo por decisión de la empresa «previa información y consulta con la representación legal de las personas trabajadoras».
Por lo que antes de comenzar a usar un sistema de registro de jornada digital es importante que los empresarios informen a los representantes de los trabajadores y, en caso de que no haya en la organización, le trasladen la información directamente a sus empleados.
Además, es importante tener en cuenta que sin perjuicio de lo negociado, el sistema de registro de jornada digital debe tener todas las características que hemos detallado y cumplir con los requisitos que se fijen en el futuro desarrollo reglamentario.
5. Sanciones por no contar con un sistema de registro de jornada digital adaptado a la normativa
¿Qué pasa si las empresas no implementan dentro de los 6 meses siguientes a la aprobación de la ley un sistema de registro de jornada acorde a la misma o infringen alguna de sus obligaciones en materia de registro horario? Estarán cometiendo infracciones graves sancionadas con multas económicas de:
- 1.000 a 2.000€ (grado mínimo).
- 2.001 a 5.000€ (grado medio).
- 5.001 a 10.000€ (grado máximo).
Además, estas multas se impondrán por cada trabajador afectado por los incumplimientos de la empresa. Lo que se traduce en que los negocios pueden enfrentarse a cuantiosas sanciones económicas que tengan un impacto contundente en sus finanzas.
En definitiva, la futura obligación de contar con un sistema de registro de jornada digital está cada día más cerca y las empresas deben prepararse para cumplirla con éxito.
Para ello, pueden recurrir a un software de registro horario gratis o de pago que cumpla con todos los requisitos legales y garantice a las empresas que los trabajadores pueden fichar personalmente y que los fichajes son accesibles y no se pueden alterar sin que quede rastro.
